1. Wstęp
Podróże służbowe (tzw. delegacje) i podróże odbywane w interesie zleceniodawcy są nieodzownym elementem wielu działalności gospodarczych. Już na samym wstępie należy jednak odróżnić podroż służbową od podróży jaką w interesach zleceniodawcy odbywa zleceniobiorca.
Pierwsza z nich ma miejsce jedynie wówczas gdy odbywający podróż jest pracownikiem zlecającego jej odbycie.
Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. -Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przepisie tym zapisane zostały dwie istotne informacje:
- podróży służbowej mówić można jedynie w tych przypadkach, w których pracownik, na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem wykonywania pracy;
- jeżeli pracownik odbywa podróż służbową, przysługuje mu prawo do otrzymania od pracodawcy zwrotu jej kosztów.
Jeżeli zatem osoba odbywająca podróż nie jest pracownikiem zlecającego ją to nie może być mowa o podróży służbowej a jedynie o podróży w interesach zlecającego.
Należy w takim przypadku zastanowić się nad tym, czy:
- czy wydatki ponoszone w związku z taką podróżą są kosztem podatkowym zlecającego, oraz
- czy uzyskane przez zleceniobiorcę świadczenie jest przychodem a jeśli tak - to czy należy go opodatkować?
2. Koszty podróży – zasady ogólne
W przepisach prawa nie odnajdziemy informacji na temat jakie świadczenia przysługują zleceniobiorcy w związku z tym, że odbywa podróż na rzecz zleceniobiorcy. W skutek tego to strony w łączącej je umowie decydują o tym, czy zleceniobiorcy, w związku z jego wyjazdem w sprawach zlecającego, przysługują jakieś dodatkowe świadczenia niż samo wynagrodzenie za czynności wykonane w ramach zlecenia. To również w kontrakcie zamieszczone jest rozstrzygnięcie w sprawie tego kto finansuje przejazdy, noclegi itp.
Gdyby strony umowy ustaliły, że zleceniobiorcy przysługują wszystkie te świadczenia, które w przypadku analogicznej podróży (podroży służbowej) otrzymałby pracownik, wówczas przysługiwałyby mu diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów;
- noclegów;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W tym miejscu należy przypomnieć, że w przepisie art. 775 k.p. ustawodawca wskazał, że pracodawcy nie będący jednostkami państwowej ani samorządowej sfery budżetowej samodzielnie określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej. Postanowienia takie powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednocześnie w k.p. zastrzeżone zostało, że w postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej – czyli w przypadku podróży krajowej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej r.p.s.k.
Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania ani umowa o pracę nie zawiera stosownych regulacji, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów r.p.s.k.
Począwszy od 1 stycznia 2007 r. zwrot zryczałtowanych kosztów podróży służbowej na terytorium kraju wynosi odpowiednio:
- dieta – 23,00 zł
- ryczałt za nocleg (150% diety) – 34,50 zł
- ryczałt na dojazdy (20% diety) – 4,60 zł
W przypadku zagranicznych podróży służbowych właściwym jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) – dalej r.p.s.z.
W r.p.s.z. m.in. określona została wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, waluta, w jakiej ustalana jest dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Zgodnie z przepisem § 4 ust. 3 r.p.s.z. dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Możliwe jest by w czasie jednej delegacji pracodawca delegował pracownika (bez jego powrotu do kraju) również w inne miejsce – także już po rozpoczęciu podróży, poprzez polecenie przekazane telefonicznie. W ramach jednego wyjazdu, celem podróży może być więcej niż jedno państwo - jednak w każdym przypadku istotnym jest cel podróży, a nie państwo przejazdu.
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi inne (zaakceptowane przez niego) koszty podróży służbowej, w tym koszty noclegu w hotelach, ubezpieczenie pracowników w czasie podróży, koszty przejazdów itp.
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbywanie przez pracownika podróży samochodem nie będącym własnością pracodawcy, wówczas powinien wypłacić mu zwrot kosztów używania takiego pojazdu.
Stawka za 1 km przebiegu wynosi odpowiednio:
- dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,4894 zł;
- dla samochodów osobowych o pojemności od 900 cm3 – 0,7846 zł;
- dla motocykli – 0,2161 zł;
- dla motorowerów – 0,1297 zł.
Informacja na temat wysokości świadczeń należnych pracownikowi odbywającemu podróż służbową są istotne również dla zleceniobiorcy odbywającego podróż w sprawach zleceniodawcy, w każdym tym przypadku w którym uzyskuje on jakiekolwiek dodatkowe świadczenia, których wypłata implikowana jest faktem odbywania takiej podróży – ale o tym w pkt 5 Podróż w interesach zleceniodawcy a przychód zleceniobiorcy...
3. Koszty podróży w kosztach podatkowych pracodawcy
4. Moment uwzględniania w kosztach podatkowych kosztów podróży służbowej
5. Podróż w interesach zleceniodawcy a przychód zleceniobiorcy