Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeśli zatrudniony nie wykorzysta całego urlopu, wówczas zaległy musi być udzielony do końca września następnego roku kalendarzowego. Gdy pracodawca nie udzieli go pracownikowi, to naraża się na grzywnę w wysokości od 1 do 30 tys. złotych. 

Zgodnie z art. 163 k.p. pracodawca powinien udzielać pracownikom wolnego zgodnie z ustalonym planem urlopów. Jeżeli go nie sporządza, bo nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa albo gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę, to wówczas termin odpoczynku ustala indywidualnie z pracownikiem, w drodze porozumienia. Wówczas powinien wziąć pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Niewykorzystany w danym roku przysługujący urlop przechodzi na następny rok i staje się urlopem zaległym. Sąd Najwyższy uważa, że w takim wypadku pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem terminu wypoczynku. Ważne, by pracownik wykorzystał zaległe dni do końca trzeciego kwartału. SN uznał też, że udzielenie urlopu zaległego w trybie art. 186 k.p. nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy pracownik jest na wypowiedzeniu umowy o pracę (wyrok SN z 2 września 2003 r., I PK 403/02).

Również w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) SN stwierdził, iż pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Pozwala na to art. 168 k.p., który dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego" żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. SN uznał też, że z tego przepisu nie da się wywieść warunku, że zastosowanie trybu przewidzianego w art. 168 k.p. zależy od zgody pracownika, bo nie przewiduje tego norma w tym przepisie. Prawo do urlopu wypoczynkowego określają przepisy bezwzględnie obowiązujące i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Również w wyroku z 9 maja 2013 r. (II PK 199/12) SN stwierdził, że już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym jest wyjątkiem od reguły udzielania urlopu na bieżącego. A zatem, urlop zaległy powinien być wykorzystywany przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje coroczny, nieprzerwany, płatny urlop wypoczynkowy. Jego długość zależy od okresu zatrudnienia danej osoby. Pracownikowi ze stażem krótszym niż 10 lat przysługuje 20 dni urlopu, a ze stażem ponad 10 lat - 26 dni roboczych urlopu.

Sankcje za nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w kodeksowym terminie przewiduje art. 282 § 1 pkt 2 k.p. Jest to wykroczenie przeciw prawom pracownika zagrożone karą grzywny.

Agnieszka Rosa