Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs). Fundusz jest instrumentem służącym do realizacji obowiązków pracodawcy związanych z zaspokajaniem bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników, o których mowa w art. 16 i 94 pkt 8 ustawy Kodeks pracy. Nie jest to jednak wyłącznie obowiązek pracodawcy, ponieważ fundusz może pełnić rolę narzędzia, które uatrakcyjni zatrudnienie w zakładzie pracy. 

Zobacz w LEX: Ziółkowski Paweł, Procedura tworzenia ZFŚS  >

Kto musi utworzyć fundusz 

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o zfśs, fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli zaś zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, do utworzenia funduszu potrzebny jest wniosek zakładowej organizacji związkowej. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mają taki obowiązek, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Ponadto pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o zfśs lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4-6 ustawy o zfśs. 

Natomiast w myśl art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs, u pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty albo zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, układ zbiorowy pracy (regulamin wynagradzania - jeśli pracodawcy nie są objęci układem) może zawierać postanowienia, że fundusz nie będzie tworzony.

Zobacz procedurę w LEX: Ziółkowski Paweł, Zasady tworzenia ZFŚS ze względu na rodzaj podmiotu  >

Fundusz ma finansować działalność socjalną 

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Jako działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 9 listopada 2017 r. (sygn. akt III AUa 2032/16) wskazał, że działalność socjalna nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń z funduszu. Pracodawca może bowiem zaspokajać zbiorowe potrzeby pracowników, np. organizując masowe imprezy, takie jak wycieczki, spotkania integracyjne lub pikniki. Sąd podkreślił, że taki przejaw aktywności stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a tym samym mieści się w pojęciu działalności socjalnej z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs.  

Zobacz procedurę w LEX: Ziółkowski Paweł, Tworzenie regulaminu ZFŚS  >

Uprawnieni są nie tylko pracownicy  

Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Tym samym krąg osób uprawnionych można rozszerzyć o samozatrudnionych lub osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Niemniej sam fakt, że dana osoba należy do katalogu osób uprawnionych nie oznacza, że otrzyma świadczenie. Wszystko bowiem zależy od spełnienia kryteriów socjalnych.

Czytaj także: WSA: Trzeba udostępnić informacje o wydatkach z funduszu socjalnego szkoły >>>

Świadczenia są przyznawane na podstawie regulaminu  

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowią własność pracodawcy. Zakres swobody dysponowania nim jest jednak ograniczony, ponieważ środki z funduszu można przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej. Pracodawca nie może też samodzielnie określać sposobu zarządzania tymi środkami. Potrzebne jest bowiem ustalenie postanowień regulaminu w oparciu o dialog. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Natomiast w przypadku jej braku, regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Akt ten pełni istotną rolę w prawidłowej dystrybucji środków oraz stanowi podstawę prawną ustalającą warunki korzystania ze świadczeń socjalnych przez osoby uprawnione. Jego treść, stopień jego szczegółowości, zakres i rodzaj form finansowanej działalności, zależy od środków finansowych będących w dyspozycji pracodawcy. W dużej mierze jest to związane z wielkością i zatrudnieniem w zakładzie pracy (zob. wyrok SA w Poznaniu z 18 października 2016 r., sygn. akt III AUa 2453/15). 

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie ZFŚS można określić minimalny okres zatrudnienia warunkujący udzielenie świadczeń socjalnych? >

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 28 marca 2017 r. (sygn. akt III AUa 874/16) zwrócił uwagę, że z środków funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia "działalność socjalna" z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs. To zaś wyklucza finansowanie świadczeń socjalno-bytowych, których pracodawca udziela pracownikom w związku z ich zatrudnieniem. SA podkreślił, że swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona treścią art. 8 ust. 1 uzfśs. Przepis ten stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis, zawartą w wyżej zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Sprawdź w LEX: Czy przedstawiciele związków zawodowych, którzy uzgadniają wydatkowanie świadczeń z ZFŚS, mają prawo wglądu do wniosków składanych przez pracowników, w których zawarte są dane członków rodziny oraz wysokość dochodu? >

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Sprawdź  

Kryteria nie konkurują ze sobą 

Kryteria socjalne w procesie redystrybucji środków funduszu nie konkurują ze sobą, co potwierdził Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 22 czerwca 2018 r. (sygn. akt III AUa 237/18). - Jakkolwiek wydawałoby się, że najistotniejsza jest sytuacja materialna uprawnionego, to jednak ustawodawca wymienił ją na końcu, a jako pierwszą wskazał sytuację rodzinną, życiową. Kryterium to zawiera w sobie element wyjątkowości. Szczególna sytuacja życiowa ma charakter nagły i z reguły przemijający. Cechy takiej nie można przypisać stanowi rodzinnemu i materialnemu, które z reguły mają wymiar długotrwały - podkreślono w uzasadnieniu wyroku. Sąd wskazał, że kolejność kryteriów socjalnych ma charakter przypadkowy, a ustawodawca nie przywiązuje do niej wagi. Natomiast relacja pomiędzy nimi polega na wzajemnym uzupełnianiu się. Tytułem przykładu warto zwrócić uwagę na zasady przyznawania paczek świątecznych, które są uzależnione od sytuacji rodzinnej, a kryterium materialne i życiowe nie odgrywa żadnej roli. Z kolei dofinansowanie wczasów uzależnione jest od sytuacji materialnej uprawnionych, przy czym dopuszczalne jest wprowadzenie czynnika rodzinnego.

Czytaj w LEX: Liżewski Sławomir, Świadczenia dla dzieci pracowników na przykładach  >

Nie każdy musi dostać tyle samo 

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W celu ich przyznania konieczne jest udostępnienie pracodawcy danych osobowych w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dane osobowe przetwarza się przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów i procedury dysponowania środkami funduszu. Niemniej istnieje wymóg uzależniania świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu (zob. wyrok SA w Szczecinie z 18 maja 2017 r., sygn. akt III AUa 565/16). W orzecznictwie podkreśla się też, że przy wypłacaniu świadczeń z fundusz, konieczne jest rozróżnienie ich wysokości na rzecz poszczególnych pracowników w zależności od wskazanych sytuacji. Pobieranie od pracowników oświadczeń, w których dobrowolnie ujawniają oni wysokości dochodów przypadających na członka rodziny jest wystarczające, aby w sposób obiektywny rozdzielić środki z funduszu pomiędzy załogę zakładu pracy (zob. wyrok SA w Szczecinie z 8 czerwca 2017 r., sygn. akt III AUa 627/16). 

Czytaj w LEX:

Świadczenia dla dzieci pracowników na przykładach >

Czy dofinansowanie do zajęć w poradni psychologicznej dla dziecka, w związku z zaleceniem w opinii psychologiczno-pedagogicznej, mieści się w kryteriach przyznania zapomogi z ZFŚS? >

Jakie są warunki otrzymania świadczenia z tytułu "wczasów pod gruszą"? >

Czy uchwałą na początku roku spółka może zrezygnować z wypłacania dodatku urlopowego? >