Zasadniczo pracodawca nie może zmusić pracownika do pójścia na urlop wypoczynkowy, który jest udzielany na jego wniosek. Niekiedy jednak może zobowiązać go do odpoczynku w terminie przez siebie wyznaczonym.
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych.
Przepisy prawa pracy gwarantują, że urlop powinien być:
- coroczny,
- nieprzerwany,
- płatny.
W związku z tym urlop wypoczynkowy należy wykorzystać w naturze, gdyż jest zgodne z celem urlopu – służy on regeneracji sił pracownika. Tylko w wyjątkowych sytuacjach ściśle określonych w art. 171 k.p. dopuszcza się zamianę wykorzystania urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny.
Prawo do urlopu jest prawem podmiotowym pracownika o charakterze osobistym, dlatego nie może on zrzec się prawa do urlopu ani poprzez jednostronne oświadczenie woli, że rezygnuje z urlopu, ani też w drodze postanowień umownych dokonanych przez obie strony stosunku pracy, na podstawie których pracownik miałby zrzec się całości lub części przysługującego mu urlopu. Takie postanowienia są z mocy prawa są nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy dotyczące urlopów. Podobnie pracownik nie może swojego uprawnienia urlopowego przenieść na osobę trzecią, np. na kolegę z pracy.
Zgodnie z zasadą corocznego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Udzielanie urlopów pracownikom odbywać powinno się zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem - na jego wniosek.
W związku z tym nie można zmusić pracownika do wykorzystania z urlopu. Poza pewnymi wyjątkami takie działanie pracodawcy jest prawnie niedopuszczalne, bo wkracza w sferę uprawnień pracowniczych. Z kolei na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia normalnego toku pracy, wobec tego terminy wypoczynku pracowników powinny być uzgadniane z pracodawcą. Mimo, że do kompetencji pracodawcy należy udzielenie urlopu, to nie może on samodzielnie wyznaczać terminów urlopów i wysyłać pracowników na urlop.
Plan urlopów
Terminy urlopów wypoczynkowych powinny być ustalone z wyprzedzeniem. Temu służy plan urlopów, w którym uwzględnia się urlopy przypadające na dany rok, a także niewykorzystane w latach poprzednich oraz urlopy uzupełniające. Natomiast w planie urlopów pomija się 4 dni urlopu na żądanie pracownika.
Plan urlopów pracodawca ustala samodzielnie biorąc jednak pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników i ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Często właśnie konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu powoduje, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika dotyczącego terminu wykorzystywania przez niego urlopu.
Przykład
Pracodawca zamierza w lipcu wprowadzić nową linię technologiczną do produkcji soków. Tworząc w styczniu plan urlopów nie uwzględnia wniosków pracowników z działu produkcji, gdzie ma być testowana nowa technologia udzielenia im urlopów w miesiącu lipcu.
Od zasady, że pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników co do terminu urlopów przepisy przewidują wyjątki.
Otóż pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu we wskazanym przez pracownika terminie w przypadku gdy:
- pracownica wnioskuje o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (to uprawnienie dotyczy też pracownika-ojca korzystającego z urlopu macierzyńskiego) – art. 163 § 3 k.p.;
- pracownik zamierza skorzystać z urlopu na żądanie (art. 167(2) k.p.);
- pracownik młodociany uczęszcza do szkoły – należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 2 k.p.).
Ustalony plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń, rozesłanie w lokalnym intranecie. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego stanowiącą zasadę prawną: „Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu” (sygn. akt V PZP 7/79).
Przykład
U pracodawcy obowiązuje plan urlopów. Został on podany do wiadomości pracowników poprzez rozesłanie lokalną pocztą, do której dostęp ma cała załoga. Pan Jan Kowalski zgodnie z planem urlopów rozpocznie korzystanie z wypoczynku w dniu 31 lipca. Pracodawca zgodził się, że urlopy będą wykorzystywane zgodnie z planem bez dodatkowej procedury, np. składanie wniosków urlopowych przez pracowników. Pracownik Jan Kowalski rozpocznie korzystanie z urlopu w terminie określonym w obowiązującym w zakładzie planie.
Jednak wewnętrzne przepisy zakładowe (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy) mogą przewidywać jeszcze dodatkową procedurę przy udzielaniu urlopów, np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Ten pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. orzekł, że „Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.” – sygn. akt I PRN 82/79.
Z tą opinią nie zgadza się jednak część ekspertów prawa pracy. Uważają oni, że ustalenie terminu urlopów w obowiązującym u pracodawcy planie urlopów wystarczy, by pracownik mógł rozpocząć zaplanowany wypoczynek. Plan podany do wiadomości załogi wiąże strony stosunku pracy.
Jednak w praktyce u większości pracodawców, mimo obowiązującego planu urlopowego, nadal stosowany jest tryb wnioskowy.
Urlop w porozumieniu z pracownikiem
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów gdy:
- nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa,
- działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieutworzenie planu urlopów.
W przypadku gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin urlopu ustala w porozumieniu z pracownikiem biorąc pod uwagę:
1) wniosek pracownika oraz
2) konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.
Należy jednak mieć na uwadze – jak podkreśla Sąd Najwyższy, że: „Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika” (sygn. akt I PKN 99/98).
W tej sytuacji pracodawca nie jest on związany wnioskami pracowników z wyjątkiem sytuacji przedstawionych wyżej, tj. określonej w art. 163 § 3 k.p. oraz art. 205 § 3 k.p.
Z drugiej jednak strony pracodawca nie może samodzielnie jednostronnie nakazać pracownikowi korzystania z urlopu. Może jedynie sugerować pracownikom wykorzystanie urlopów w dogodnym dla pracodawcy terminie.
Przykład
Pracodawca prowadzący firmę krawiecką ze względu na niewielką ilość zamówień chciałby w sierpniu zamknąć część firmy i wysłać pracownice z działu szwalni na urlopy wypoczynkowe. W tym okresie dokonałby również modernizacji i remontu tego działu. Nie może jednak nakazać pracownicom udanie się w tym okresie na urlop, gdyż nie ma takiego prawa. Może natomiast przedstawić pracownicom swoje plany i zasugerować im wykorzystanie urlopu w podanym terminie.
Urlop w okresie wypowiedzenia
W jednej tylko sytuacji pracodawca może nakazać pracownikowi korzystanie z urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie. Ma to miejsce, gdy zgodnie z art. 167(1) k.p. pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, gdy pracodawca takiego urlopu mu udzieli.
Decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia została pozostawiona uznaniu pracodawcy, bez konieczności porozumienia, czy uzgodnienia jej z pracownikiem. Z kolei pracodawca nie musi skorzystać z tego uprawnienia i może podjąć decyzję, np. że w okresie wypowiedzenia pracownik będzie normalnie świadczył pracę a za niewykorzystany w naturze urlop z powodu rozwiązania umowy o pracę zostanie mu wypłacony ekwiwalent pieniężny.
W okresie wypowiedzenia pracodawca udziela urlopu w wymiarze przysługującym pracownikowi w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do okresu pracy u tego pracodawcy. Można również udzielić w tym okresie urlopu zaległego.
Przykład
Pani Anna pracuje w firmie X od 5 lat. W lipcu pracodawca wręczył jej wypowiedzenie. Pracodawca podjął decyzję o wykorzystaniu przez pracownicę urlopu wypoczynkowego w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia. Pani Anna ma jeszcze część urlopu zaległego z ubiegłego roku w wymiarze 10 dni, natomiast za rok obecny pracownica ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu 31 października (10/12 x 26 dni = 22 dni). W okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia pracodawca udzieli jej więc urlopu zaległego oraz bieżącego a pracownica ma obowiązek w podanym terminie urlop wykorzystać. W sumie urlop wyniesie 32 dni.
Przymusowe udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia nie dotyczy sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w innym trybie, np. strony rozwiązują stosunek pracy na mocy porozumienia a w okresie poprzedzającym rozwiązanie pracodawca wysyła pracownika na urlop. Takie postępowanie jest niezgodne z prawem. Podobnie - pracodawca nie ma prawa, aby przymusowo udzielić urlopu w okresie po złożeniu wypowiedzenia ale przed rozpoczęciem jego biegu.
Przykład
Pracownik z 2-letnim stażem otrzymał 17 lipca wypowiedzenie umowy o pracę. Obowiązuje go miesięczny okres wypowiedzenia, który swój bieg rozpocznie z dniem 1 sierpnia a zakończy – 31 sierpnia. Pracodawca nie może już w lipcu (po 17 lipca) nakazać pracownikowi wykorzystywania przysługującego mu urlopu. Takie prawo będzie miał dopiero w sierpniu, wtedy może udzielić pracownikowi urlopu bez uzgadniania z nim terminu.
Często w okresie wypowiedzenia pracodawcy zwalniają pracowników z obowiązku świadczenia pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli takiego urlopu pracodawca mu udzieli.
Dlatego pracodawca, który zamierza wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia a następnie zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy powinien te działania wykonać w odpowiedniej kolejności, tzn. najpierw udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego określając termin jego wykorzystywania w okresie wypowiedzenia a następnie określić czas, w którym pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy „pracownik nie może jednocześnie być zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i wykorzystywać urlop.”
Mimo, iż w obu przypadkach pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy, to inny jest cel udzielonych zwolnień od wykonywania pracy. W pierwszej sytuacji - zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia – ma na celu odsunięcie pracownika od pracy ze względu, np. na szkodliwe oddziaływanie tego zatrudnienia dla pracodawcy.
Natomiast w drugiej gdy pracownik w okresie wypowiedzenia wykorzystuje urlop -wypoczynkowy – ma on na celu wypoczynek i regenerację sił.
Urlop zaległy
Wątpliwości nie budzi przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia, gdyż takie rozwiązanie przewiduje wyraźny przepis prawa. Takich uprawnień jednak pracodawca nie ma w przypadku gdy pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego. Nie może jednostronne wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu – może natomiast zobowiązać pracowników do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 31 marca następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie, pracodawca może nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., bo takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.
Ponadto jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05: „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”.
Z kolei pracodawca musi pamiętać, że uniemożliwianie pracownikowi wypoczynku jest wykroczeniem przeciwko prawo pracownika. Dlatego powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej we wskazanym przez przepis terminie (do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego).
