Dynamicznie zmieniające się otoczenie rynkowe powoduje, że firmy coraz częściej stają przed koniecznością uproszczenia swoich procesów, poprawy efektywności pracy oraz optymalizacji kosztów. Jak wynika z danych zawartych w raporcie „Trendy HR 2015 – Nowy świat pracy”, opracowanym przez firmę doradczą Deloitte, aż 70 proc. liderów biznesu i HR uznaje kwestię uproszczenia pracy za ważną. Od czego zatem należy zacząć?

Jednym z obszarów, od którego można rozpocząć zmianę związaną z uproszczeniem procesów jest cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Na takie rozwiązanie zdecydowała się spółka PKP CARGO, największy w Polsce i drugi w Europie operator kolejowych przewozów towarowych. W ubiegłym roku spółka zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej teczki osobowej eTeczka – autorskiego rozwiązania firmy GAVDI Polska, służącego do archiwizacji dokumentów kadrowych. Z tego modułu PKP CARGO korzysta od czerwca 2016 roku. Rozwiązanie eTeczka, umożliwia przypisywanie zeskanowanych dokumentów do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, co daje specjalistom działu HR szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji oraz możliwość sprawniejszego przeszukiwania zasobów elektronicznego archiwum. Dokumenty mogą być wyszukiwane zarówno z poziomu teczki konkretnego pracownika, jak i kartoteki pracowniczej. Digitalizacja teczek osobowych znacząco przyczynia się do poprawy pracy całego działu personalnego, umożliwiając szybsze, sprawniejsze i bardziej efektywne działanie, ponieważ za pomocą paru kliknięć dział personalny ma dostęp do najważniejszych informacji. Elżbieta Zdrach zaznacza, że podstawowym celem wdrożenia była chęć zabezpieczenia dokumentów przed fizycznym zniszczeniem, ułatwienie pracy działom pracowniczym, tj. uzyskanie szybkiego i łatwego dostępu do dokumentów „bez wstawania zza biurka” oraz umożliwienie pracownikowi dostępu do własnej teczki przez portal ESS. Wszystko to zostało osiągnięte w stosunkowo krótkim czasie.

Więcej: www.hrstandard.pl/2016/11/28/firmy-na-nowych-torach

Źródło: www.hrstandard.pl, stan z dnia 30 listopada 2016 r.