Odpowiedź: dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, RCA, RSA, RZA mogą być przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Uzasadnienie: w myśl art. 46-47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s. płatnicy składek są zobowiązani do sporządzania i przesyłania do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz raportów imiennych (RCA, RSA, RZA).

Obowiązek przechowywania dokumentów rozliczeniowych ZUS został przez ustawodawcę wprowadzony w art. 47 ust. 3c u.s.u.s. Zgodnie z tym przepisem kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Użycie przez ustawodawcę słowa „lub” oznacza, że mamy do czynienia z alternatywą nierozłączną. Sprowadza się to do tego, że wystarcza spełnienie jednej z alternatywnych przesłanek, ale mogą być także jednocześnie spełnione obie przesłanki. W efekcie płatnik ma tak naprawdę trzy możliwości. Może bowiem przechowywać dokumenty ZUS:

1) wyłącznie w formie elektronicznej,

2) wyłącznie w formie papierowej,

3) w obu powyższych formach

- przy czym wybór należy do płatnika składek.

Warto przy tym zauważyć, iż w przypadku przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej płatnik powinien zadbać o robienie kopii bezpieczeństwa (backup-ów) - przechowywanie dokumentów w jednym miejscu wiąże się z ryzykiem ich utraty, które można zminimalizować poprzez robienie dokonywanie zapisów w kilku miejscach.

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych