Wszyscy to znamy. Długie godziny spędzone na spotkaniach służbowych, z których niewiele wynika. Po kwadransie większość przestaje słuchać, co ma do powiedzenia druga osoba. Na spotkania zabieramy służbowego laptopa z nadzieją, że będziemy mieli czas odpowiedzieć na zaległe wiadomości.
Co zrobić, aby aktywnie słuchać i być słuchanym na służbowych spotkaniach?
1. Ustaw dziwne godziny spotkań. W firmie TINYpulse produkującej oprogramowania zwiększające zaangażowanie pracowników spotkania ustawiane są na niecodzienne godziny, np. na 8:48. Godzina jest na tyle nietypowa, że trudno o niej zapomnieć.
2. Wprowadź więcej kolorów! Mowa tu nie tylko o przemalowaniu salki konferencyjnej na zielono czy pomarańczowo, ale również o wprowadzenie... kolorowanek. Producent żywności dla niemowląt, firma Plum Organics, zachęca pracowników do przynoszenia kolorowanek i kredek na spotkania. Zamiast bezwiednie i „z nudów” bazgrać po kartce, pracownicy mogą rozmawiać i w międzyczasie wyrazić swój nastrój i nastawienie, kolorując dziecięce kolorowanki. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy są w dobrym nastroju, co sprzyja kreatywności i budowaniu relacji.
Czytaj: Na co marnujemy czas w pracy - wyniki badań
3. Przełam lody. Dostawca oprogramowania, firma LivePerson, podczas spotkań firmowych wykorzystuje metodę „poznajmy się, zanim zaczniemy razem pracować”. Pracownicy zanim przejdą do konkretów, spędzają trochę czasu na luźniej rozmowie, aby przełamać pierwsze lody i nie rozmawiać z kompletnie anonimową dla siebie osobą.
4. Wspólne granie łączy ludzi. Wydawca gier mobilnych, firma Genera Games, zachęca pracowników do wspólnego grania – nie tylko po godzinach, ale również podczas spotkań służbowych. Pracownicy chętniej pracują w zespołach, lepiej rozumieją poszczególne osoby, jeśli wcześniej mieli okazję z nimi zagrać w piłkę nożną czy siatkówkę.
5. Nie owijaj w bawełnę, nie powtarzaj 100 raz tego samego. Pracownicy firmy Brivo, dostawcy oprogramowania, trzymają się zasady: mów jasno, o co ci chodzi i nie powtarzaj tej samej informacji. Jeśli ktoś podczas spotkania będzie próbował wrócić do dawno umówionego problemu, pracownicy sygnalizują złamanie zasady podniesieniem paletki do ping-ponga z napisem „Nie powtarzaj się”.
6. Spóźnialscy zaśpiewają piosenkę. Nikt nie lubi spóźnialskich, dlatego też firma Inquisium wprowadziła zasadę: „piosenka za spóźnienie”. Osoba, która nie pojawi się na czas na spotkaniu, będzie musiała odśpiewać na jego zakończenie piosenkę z firmowego repertuaru.
7. Dotacja za dzwoniący telefon podczas spotkania. W Keller-Williams Realty osoba, która zapomniała wyciszyć telefon na czas spotkania, ma wpłacić dotację na rzecz firmowej fundacji charytatywnej KW Cares.
Zobacz: Pracownicy przytłoczeni zbyt dużą ilością informacji są mniej produktywni
8. Mądrze korzystaj z technologii. O3 World’s, agencja rozwoju produktu, korzysta z aplikacji o nazwie „Roombot”, która odczytuje kalendarze osób w firmie i wysyła odpowiednie alerty, że spotkanie powinno dobiegać końca. Aplikacja kontroluje również oświetlenie pomieszczenia – im bliżej końca spotkania, tym ciemniej robi się w salce konferencyjnej.
9. Ustaw stoper. Pracownicy Tripping.com, aby zwiększyć produktywność spotkań, ustawiają licznik czasu na 30 minut. Tyle czasu maksymalnie mogą spędzić na jednym spotkaniu. Jeśli organizator spotkania chce zatrzymać uczestników na dłużej – musi wrzucić 5 dolarów do puszki „na piwo pracownicze”.
10. Ustaw limity czasowe – sposób numer dwa. Jeśli czas zaplanowany na dane spotkanie minął, pracownicy firmy konsultingowej Just Fearless wynoszą krzesła z sali konferencyjnej. Każdy musi stać, aż do momentu zakończenia spotkania.
Źródło: www.hrmasia.com, stan z dnia 30 października 2015 r.