Definicja i istota compliance

Według Instytutu Compliance, compliance oznacza zgodność, stosowanie się do reguł. Pojęcie to kojarzy się z określonym sposobem organizacji przedsiębiorstwa. Chodzi o zintegrowane w struktury i procesy przedsiębiorstwa systemy, których celem jest przeciwdziałanie naruszeniom powszechnie obowiązującego prawa i zgodność z dobrowolnie przyjmowanymi przez wszystkich członków danej organizacji standardami. Systemy te nazywane są systemami zarządzania compliance (Compliance Management Systems, CMS). W zależności od przyjętego modelu, CMS może również odpowiadać za wykrywanie w przedsiębiorstwie nieprawidłowości, np. poprzez mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości (tzw. whistleblowing) lub prowadzenie dochodzeń wewnętrznych, a także uczestniczenie w ich sankcjonowaniu.

Przeczytaj: Rozszerza się rola działów HR

Według szefa Stowarzyszenia Compliance Polska - Pawła Kuskowskiego - celem systemu compliance w organizacji jest zapewnienie zgodności jej działania z prawem, jak również z innymi dobrowolnie przyjętymi normami postępowania w celu zapobiegania stratom finansowym lub utracie reputacji.

Dobre programy i skuteczne praktyki, jak i odpowiednio prowadzony HR compliance, mogą przyspieszyć rozwój organizacji, zwiększyć jej konkurencyjność i rentowność.

Przedsiębiorstwo i jego kapitał ludzki

Zgodnie z teorią kapitału ludzkiego to pracownicy są najcenniejszym zasobem przedsiębiorstwa, a dbanie o kapitał ludzki to podstawowe zadanie działów HR. Obecnie nowoczesny i dobrze zorganizowany dział HR nie powinien skupiać się jedynie na pozyskiwaniu dobrze wykwalifikowanej kadry w procesie rekrutacji, musi także na bieżąco opracowywać strategię rozwoju pracowników, mając na uwadze ich przydatność dla przedsiębiorstwa. Dodatkowo, najnowsze trendy w HR to przekazywanie części zadań działu kadr na menedżerów i angażowanie ich w procesy HR-owe. Niezbędną dla skutecznego działania departamentu HR jest angażowanie w swoje zadania pozostałych działów firmy.

Według ekspertów prawa pracy, dział HR powinien odgrywać ważną rolę w tworzeniu programu zgodności i kultury danej organizacji. Procedura compliance i zasady etyki biznesu muszą zostać na stałe wbudowane w organizację, aby uniknąć przypadków non-compliance i zapewnić mechanizmy do wykrywania i zapobiegania przypadkom niezgodności. Większość szefów przyznaje, że dział HR odgrywa strategiczną rolę w wysiłkach przestrzegania procedur compliance i zasad etyki. Dział HR jest niezastąpiony przy opracowywaniu, wdrażaniu i egzekwowaniu zasad prawidłowej polityki pracy. To on musi radzić sobie z formalnymi i nieformalnych skargami, kieruje, prowadzi lub uczestniczy w dochodzeniach, dyscyplinuje pracowników za naruszenie polityki firmy oraz szkoli ich w tym zakresie. W rezultacie, dział HR w wielu organizacjach jest postrzegany jako strażnik etyki i zgodności, a wiele osób zajmujących się compliance w firmie rozpoczynało karierę właśnie w HR.

Obecnie ważnym zadaniem, przed jakim stoją działy HR, jest kreowanie wizerunku przedsiębiorstwa na rynku pracy. Na pozytywny wizerunek firmy muszą pracować zarówno szefowie, jak i szeregowi pracownicy. HR ma za zadanie ściśle współpracować ze wszystkimi działami w tym zakresie. Wizerunek powinien być spójny zewnętrznie, jak i wewnętrznie. To właśnie podczas kreowania wizerunku firmy oraz opracowywania polityki kadrowej pojawia się nowa potrzeba, z jaką musi sobie poradzić współczesny dział kadr - zaangażowanie w procesy HR compliance. Ze względu na fakt, że standardy zarządzania zasobami ludzkimi stale rosną, to właśnie dział HR powinien być na bieżąco z nowymi tendencjami na rynku pracy, stosować je w praktyce i informować o nich przełożonych oraz pracowników. Ponadto, do najważniejszych zadań działu HR związanych z procesami compliance należy czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa w obszarze przepisów i praw pracowniczych.

Zobacz: Rola HR w kształtowaniu kultury etycznej

We współczesnym świecie firmy muszą nieustannie dostosowywać się do zachodzących zmian. Zmieniają się także kwestie dotyczące procedur HR. Amerykański ADP Research Institute przeprowadził w 2011 roku badanie wśród menedżerów w małych (10-49 pracowników) i średnich (50-999 pracowników) firmach, sprawdzając ich wiedzę na temat przestrzegania procedur compliance w kluczowych obszarach HR. Badanie pokazało obawy pracowników dotyczące umiejętności przestrzegania zasad zgodności w zakresie bardzo skomplikowanych, stale zmieniających się przepisów HR i prawa pracy. Wyniki badania świadczą o tym, że - podczas gdy kontrola kosztów pozostaje ważną kwestią - menedżerowie HR zwracają coraz większą uwagę na kwestie zarządzania talentami, takie jak rekrutacja, retencja i wydajność, które mają podstawowe znaczenie w walce o konkurencyjność. Z wniosków płynących z badania wynika, że menedżerowie HR są świadomi wyzwań związanych z pracą działu HR i przestrzeganiem praw pracowniczych. Mniej więcej połowa ankietowanych wyraziła niepokój, czy będzie w stanie nadążyć za stale zmieniającymi się przepisami i regulacjami dotyczącymi HR. Jednocześnie więcej niż połowa badanych firm przewiduje, że HR compliance stanie się jeszcze większym wyzwaniem w ciągu najbliższych kilku lat. Mniej niż 10 proc. badanych uważa, że ogólne obciążenie wynikające z procesu compliance będzie się zmniejszać. Jest to szczególnie ważne dla małych firm, w których 64 proc. menedżerów HR podkreśla, że brakuje im czasu i zasobów potrzebnych, by stawić czoła rosnącym wyzwaniom HR compliance.

Wydaje się, że obawy menedżerów HR dotyczące kwestii zgodności HR nie są bezpodstawne. Według danych ADP Research Institute, 52 proc. średnich firm zanotowało w ostatnim czasie co najmniej jeden incydent związany ze skargą, zarzutami bądź pozwem adresowanym do HR, a w ciągu ostatnich 20 lat liczba spraw zakładanych przez pracowników wzrosła o 400 proc. Mimo że większość firm jest zainteresowana uzyskaniem profesjonalnej porady w kwestii HR compliance, ponad połowa (63 proc.) małych firm nigdy nie przeprowadziła dobrowolnego audytu HR. Powyższe badanie dotyczyło sześciu kategorii HR compliance: płac, benefitów, ryzyka i bezpieczeństwa, zatrudnienia, stosunków pracowniczych i wypowiedzeń. Pozytywne jest, że menedżerowie HR oceniają systemy wynagrodzeń i świadczeń jako zgodne z przepisami. Są jednak mniej pewni zgodności w zakresie zatrudniania, stosunków pracowniczych oraz ryzyka i bezpieczeństwa.

Biorąc pod uwagę negatywne konsekwencje nieprzestrzegania zasad compliance, firmy muszą być gotowe na podjęcie wszelkich kroków w celu wyjaśnienia kwestii dotyczących procedur HR. W obliczu rosnącej liczby procesów pracowniczych i odszkodowawczych przed firmami roztacza się widmo poważnych zobowiązań prawnych, jeśli nie wdrożą procedur zgodnych z zasadami HR i przepisami prawa pracy. Najnowsze wyniki badań sugerują, że firmy z sektora MŚP powinny zająć się problemami związanymi z compliance, nawet jeśli wymagałoby to od nich szukania pomocy u specjalistów zewnętrznych lub outsourcingu funkcji HR w całości. 

Fragment artykułu pochodzi z Serwisu HR