Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracowników w delegacji?

articleImage: Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracowników w delegacji? fot. Thinkstock
Pracownik jest zatrudniony w biurze w godzinach 8.00-16.00 od poniedziałku do piątku. Ze względu na specyfikę swojej pracy (architekt) realizuje również projekty dla inwestorów spoza miejscowości, w której znajduje się biuro. Wiąże się to często z delegacjami (np. na spotkania z inwestorem, ustalenia, nadzorowanie realizacji projektu itp.).
Jak należy rozliczać czas pracy takiej osoby podczas delegacji, czy należy jej wypłacić nadgodziny za czas przebywania w delegacji poza jej normalnymi godzinami pracy?
Przykład 1:
Osoba pracuje w godzinach 8.00-16.00. Wyjeżdża w delegację w godzinach pracy (dojazd na miejsce w godzinach 10.00-12.00), od 12.00-18.00 bierze udział w spotkaniu z klientem i wraca z delegacji o godzinie 20.00
Jak należy jej rozliczyć czas pracy w delegacji i wynikające z tego nadgodziny?
Czy ten czas należy rozgraniczyć na czas pracy i czas dojazdu?
Czy jest w tym przypadku istotne, czy ten nasz pracownik jedzie w delegację sam (swoim samochodem) czy jest współpasażerem?
Czy jeśli powinniśmy zapłacić tej osobie za nadgodziny, to należy jej się również dieta z tytułu delegacji?
Przykład 2:
Ta sama osoba jedzie w delegację w innym dniu i przebywa w delegacji (np. zagranicznej) w godzinach 8.00-23.00, w ramach tych godzin delegacji czas dojazdu obejmuje godziny 8.00-13.00 i powrót 18.00-23.00. Organizatorem wyjazdu jest inwestor, dla którego nasz pracownik wykonuje projekt. Kierowcą też jest inwestor (a nie nasz pracownik).
Jak w takim przypadku rozliczyć czas pracy naszego pracownika i ile nadgodzin należy mu wypłacić?
Czy osobie tej przysługuje dieta, jeśli w czasie tej delegacji została zaproszona na obiad, którego koszt pokrył inwestor?
Czy pracownik ma prawo odmówić takiego wyjazdu i w jakich przypadkach?

W pierwszym z wymienionych przykładów pracownikowi należy policzyć 2 godziny, jako godziny nadliczbowe (16.00-18.00). Czas pomiędzy godzinami 8.00-16.00 normalny czas pracy. Dieta z tytułu delegacji również się należy. Przy rozliczaniu czasu pracy w delegacji nie ma znaczenia, czy pracownik udaje się w nią swoim samochodem, czy też jest współpasażerem.
W drugim przypadku, jeżeli pracownik wyjechał w dniu wolnym od pracy, to do czasu pracy należałoby wliczyć czas faktycznie wykonywanej pracy w miejscu oddelegowania. Czas dojazdu i powrotu nie wlicza się do czasu pracy. Jeśli pracownikowi zapewniono obiad w miejscu oddelegowania w podróży zagranicznej, przysługuje mu 70% pełnej diety (podróż trwa powyżej 12 godzin).

Zasady rozliczania czasu pracy pracowników w delegacji zostały wykształcone przez orzecznictwo i doktrynę prawa pracy. Nie wynikają natomiast wprost z przepisów prawa pracy. Rozliczenie czasu pracy pracownika delegowanego w podróż służbową następuje na podstawie rozkładu czasu pracy obowiązujących w jego stałym miejscu pracy.
Jeżeli pracownik w godzinach pracy odbywa podróż służbową to czas podróży należy potraktować jako czas pracy. Przy rozliczaniu czasu pracy w delegacji służbowej obowiązuje zasada, że dojazdu do miejsca delegowania oraz powrotu nie wlicza się do czasu pracy, z tym jednak, że uwzględnia się godziny podróży, które przypadają w czasie normalnych godzin pracy zatrudnionego, zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.
Przejazdy pracownika, wykonującego pracę w terenie, z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są objęte czasem pracy, pozostaje on w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy (wyrok SN z 27 maja 1978 r., I PR 31/78, OSP 1979, nr 11, poz. 191).
Odbywanie podróży służbowej poza "czasem pracy" nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia - jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje. Czasu podróży służbowej nie zalicza się do czasu pracy również w przypadku podróży odbywanej w dniu wolnym od pracy, z wyjątkiem przypadków, gdy podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę (np. kierowca lub konwojent). Odbywanie podróży służbowej poza godzinami "normalnego czasu pracy" nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, jednak godziny faktycznie przepracowane w związku z wykonywaniem polecenia służbowego poza rozkładowym czasem pracy są godzinami nadliczbowymi, takimi samymi jak godziny nadliczbowe przepracowane w macierzystym zakładzie, pod warunkiem udowodnienia faktu pracy w godzinach nadliczbowych.
Obowiązek odbywania podróży służbowych wynika z samej istoty stosunku i pracownik nie może odmówić ich odbycia, poza wyjątkami przewidzianymi w przepisach prawa. Z przepisu art. 100 § 1 k.p. wynika obowiązek pracownika do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy. Takim poleceniem będzie obowiązek wykonania pracy w konkretnym miejscu wskazanym przez pracodawcę, które będzie leżało poza:
- miejscowością siedziby pracodawcy,
- stałym miejscem pracy pracownika.
Jeśli polecenie odbycia podróży służbowej byłoby sprzeczne z przepisami prawa oraz z treścią umowy o pracę, pracownik mógłby odmówić wykonania takiego polecenia.
W art. 178 k.p. znajdują się dwa podmiotowe ograniczenia dotyczące odbywania podróży służbowych i dotyczą one:
- kobiet w ciąży,
- kobiet opiekujących się dzieckiem do lat 4, bez jej zgody. Dotyczy to również pracownika ojca dziecka do lat 4. Z tym, że jeżeli oboje rodzice są zatrudnieni, z uprawnienia do odmowy odbycia podróży służbowej może skorzystać jedno z nich.
1 stycznia 2003 r. weszły w życie dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej regulujące wysokość należności za krajowe i zagraniczne podróże służbowe pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Są to:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) oraz
- rozporządzenie MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991).
Pracownikowi przysługuje należność z tytułu diet za czas trwania podróży służbowej. Czas liczony jest od momentu wyjazdu (rozpoczęcia podróży służbowej) do momentu przyjazdu (powrotu) po wykonaniu zleconego zadania. Tak ustalony czas trwania podróży, stanowi podstawę obliczenia należności z tytułu diet, przysługującej pracownikowi, z uwzględnieniem następujących zasad.
Jeżeli podróż służbowa pracownika trwa poniżej pełnej doby, wówczas pracownikowi przysługuje należność:
- w pełnej wysokości diety - gdy podróż trwa ponad 12 godzin,
- w połowie wysokości diety - gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,
- gdy podróż trwa poniżej 8 godzin pracownikowi nie przysługuje świadczenie pieniężne związane z dietą za czas podróży służbowej.
Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę pracownikowi przysługuje świadczenie w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby pełnych dób i kwoty diety. Ponadto za każdą niepełną rozpoczętą dobę podróży przysługuje:
- do 8 godzin - połowa diety
- ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości
Pracownikowi nie przysługuje dieta:
- za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje na stałe, czy też tymczasowo
- w stosownej części, w sytuacji określonej w § 8 rozporządzenia, kiedy to pracownikowi oddelegowanemu, na co najmniej 10 dni zwracane są koszty przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem,
- gdy zapewnione zostało mu całodzienne bezpłatne wyżywienie.
Dieta w podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży i inne drobne wydatki. Wysokość diet określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych.
Diety w podróży poza granicami kraju przysługują w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
- za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
- za niepełną dobę trwającą:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
- od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,
- ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, to przysługuje mu część diety liczona następująco:
- śniadanie - 15% diety,
- obiad - 30% diety,
- kolacja - 30% diety,
- inne wydatki - 25% diety.
Magdalena Rycak 02.06.11
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 1 razy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.
Zapisz się na bezpłatny Newsletter HR i Prawa Pracy

Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracowników w delegacji?

  • Jarosłąw Praszyński IP: 89.71.* 01-12-2013
    Witam.
    Mam takie pytanie.
    Jestem na kierowniczym stanowisku i mam normowany czas pracy od 7 do 15.pon - pt
    Pewnego dnia pojechałem do innego miast np.Chojnic z 3 pracownikami ok.130km wykonać prace
    Wyjechaliśmy o 5 rano a wróciliśmy o 1:30 w nocy.W między czasie zjedliśmy obiad ok.1h.
    Czy przysługuje mi dzień wolny za tą delegacje i dieta?
    Pozdrawiam J.P.

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź

Wyświetlanie listy artykułów

Warto przeczytać

  • Koniec wysokich zasiłków macierzyńskich dla przedsiębiorczych mam

    Obrazek do artykułu: Koniec wysokich zasiłków macierzyńskich dla przedsiębiorczych mam

    Od 2015 r. kobiety prowadzące działalność gospodarczą nie będą mogły liczyć na wysoki zasiłek macierzyński, jeśli przed urodzeniem dziecka krótko podlegały dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, czytamy w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Więcej

  • Od 1 marca 2014 r. nowe kwoty najniższych emerytur i rent

    Obrazek do artykułu: Od 1 marca 2014 r. nowe kwoty najniższych emerytur i rent

    Od 1 marca 2014 r. obowiązują nowe kwoty najniższych emerytur i rent, a także dodatków oraz kwot maksymalnych zmniejszeń emerytur i rent z tytułu osiągania przychodu z działalności zarobkowej, czytamy w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Więcej

  • Czy zwolnienie lekarskie może być wystawione wstecznie?

    Obrazek do artykułu: Czy zwolnienie lekarskie może być wystawione wstecznie?

    W jaki sposób należy poprawnie wystawić zwolnienie lekarskie? Sprawa dotyczy różnic między datami wystawienia zwolnienia a okresem niezdolności do pracy. Ile dni wstecz i do przodu lekarz może wpisać (przykładowo jest wtorek - data wystawienia) - ile maksymalnie można się cofnąć i ile naprzód zapisać w zwolnieniu? Więcej

Aktualności - Kadry

Tego samego autora