W świetle § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.) - dalej r.s.u.n.p. pracownik obowiązany jest poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy i przewidywanym okresie jej trwania najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności. We wskazanych okolicznościach pracodawca może zwolnić pracownika w trybie dyscyplinarnym, w oparciu o art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., (i wówczas obowiązany jest niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, wskazując w jego treści ww. podstawę prawną), bądź jedynie zakwalifikować absencję pracownika jako okres jego nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia (i wówczas świadectwo pracy wystawić pracownikowi po upływie okresu wypowiedzenia, wskazując w nim podstawę prawną przytoczoną w piśmie wypowiadającym umowę o pracę).

W świetle art. 128 § 1 k.p. warunkiem zakwalifikowania danego okresu jako czasu pracy jest pozostawanie przez pracownika w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Brak fizycznej obecności pracownika na stanowisku pracy co do zasady nie pozwala uznać, iż mamy do czynienia z czasem pracy. Z kolei zgodnie z dyspozycją art. 80 k.p. pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę wykonaną, a w okresie niewykonywania pracy zachowuje on prawo do wynagrodzenia wyłącznie w przypadkach wskazanych przepisami prawa pracy. W sytuacji zatem, gdy pracownik nie pojawia się w miejscu pracy i nie świadczy w związku z tym pracy, wynagrodzenie mu nie przysługuje, o ile tylko nie wystąpiły przesłanki, z którymi ustawodawca wiąże zachowanie prawa do wynagrodzenia (np. choroba pracownika stwierdzona zaświadczeniem lekarskim). We wskazanych okolicznościach pracodawca uprawniony będzie zakwalifikować absencję pracownika jako okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia, jeśli nie zostanie zawiadomiony o przyczynie stanowiącej (lub mogącej stanowić) usprawiedliwienie nieobecności pracownika. Pracodawca może to w zasadzie uczynić po upływie 2-dniowego terminu, w jakim nieobecny pracownik powinien był poinformować (osobiście lub przez inną osobę) pracodawcę o przyczynie absencji i przewidywanym okresie jej trwania (§ 2 ust. 2 r.s.u.n.p.). Niedopełnienie przez pracownika tego obowiązku w istocie pozwala przyjąć domniemanie, iż pracownik pracę porzucił. Należy jednak pamiętać, iż pracownik może to domniemanie obalić, wykazując okoliczności, które uniemożliwiły mu realizację ww. obowiązku. W świetle bowiem § 2 ust. 3 r.s.u.n.p. niedochowanie ww. terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników lub innym zdarzeniem losowym. W opinii SN: "pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia" (wyrok SN z dnia 4 grudnia 1997 r., I PKN 416/97, OSNP 1998, nr 20, poz. 596).

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowić może także przesłankę zastosowania wobec pracownika tzw. zwolnienia dyscyplinarnego. W myśl art. 52 § 1 pkt 1 podstawę niezwłocznego rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę (z winy pracownika) stanowić może ciężkie naruszenie przez pracownika jego podstawowych obowiązków. W jednym z wyroków SN podniósł, iż: "nawet jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy - w zależności od okoliczności konkretnego przypadku - może stanowić ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.)" (wyrok SN z dnia 28 września 1981 r., I PRN 57/81, LEX nr 14593). Z kolei w wyroku z dnia 14 grudnia 2000 r. Sąd Najwyższy wyraził pogląd, zgodnie z którym: "nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie" (I PKN 150/00, OSNP 2002, nr 15, poz. 357). W analizowanej sytuacji dopuszczalne byłoby zatem zwolnienie pracownika w trybie niezwłocznym, w oparciu o art. 52 § 1 pkt 1 k.p., w okresie dokonanego wcześniej przez pracodawcę wypowiedzenia umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, iż powzięcie przez pracodawcę informacji o przyczynie usprawiedliwiającej nieobecność pracownika w pracy uczyni niezasadnym niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę w oparciu o ww. przesłankę. W opinii Sądu Najwyższego bowiem: "opóźnienie usprawiedliwienia nieobecności w pracy w zasadzie nie powinno być traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 KP)" (wyrok SN z dnia 22 września 1999 r., I PKN 270/99, OSNP 2001, nr 2, poz. 40). W innym z wyroków Sąd Najwyższy stwierdził z kolei, iż: "pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu tej nieobecności" (wyrok SN z dnia 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99, OSNP 2000, nr 20, poz. 752).
Niedopełnienie przez pracownika przewidzianego w § 2 ust. 2 r.s.u.n.p. obowiązku powiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności w pracy najpóźniej w drugim dniu tej nieobecności pozwala pracodawcy na wyciągnięcie wobec nieobecnego pracownika określonych konsekwencji ze względu na przyjęcie domniemania porzucenia przez pracownika pracy. Możliwe jest zatem zakwalifikowanie absencji pracownika jako okresu jego nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Dopuszczalne byłoby także pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności porządkowej, z tym jednak zastrzeżeniem, że warunkiem wymierzenia kary porządkowej jest uprzednie wysłuchanie pracownika, w związku z czym niezbędna będzie obecność pracownika w miejscu pracy (art. 108 i n. k.p.). Jeśli pracodawca zdecyduje się natomiast na dokonanie zwolnienia dyscyplinarnego, obowiązany jest niezwłocznie wystawić pracownikowi świadectwo pracy, wskazując w jego treści art. 52 § 1 pkt 1 k.p. jako podstawę rozwiązania stosunku pracy.
W myśl art. 52 § 2 k.p. pracodawca związany jest 1-miesięcznym terminem na zastosowanie wobec pracownika zwolnienia dyscyplinarnego.
Magdalena Kuba - specjalista z zakresu prawa pracy