Co do zasady sposób rozliczania należności z tytułu podróży służbowych (w tym zagranicznych) powinien być określony w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy lub w umowach o pracę (gdy pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu wynagradzania albo nie obowiązuje go układ zbiorowy pracy). Jeżeli jednak pracodawca nie stworzył tego typu regulacji, to w odniesieniu do jego pracowników odbywających podróże służbowe znajdują odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej, czyli rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167) - dalej: r.p.s. Akt ten zastąpił dotychczas obowiązujące przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej s.r.p.s., oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Rozporządzenie to reguluje zasady przyznawania pracownikom zatrudnionym w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sfery budżetowej diet oraz zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków. Regulują one także zasady udzielania pracownikom zaliczek na przewidywane wydatki oraz termin, w jakim pracownik powinien rozliczyć się z pobranych środków pieniężnych.

Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy, o których mowa, choć w założeniu dotyczą jedynie pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sfery budżetowej, mają znacznie szersze zastosowanie i ogromne znaczenie praktyczne. Do zawartych w nich regulacji odwołuje się szereg innego rodzaju regulacji branżowych.

Jak już wspomniałem, regulacje te mogą znaleźć zastosowanie także u pracodawców spoza sfery budżetowej, jeśli nie ustalą oni we własnym zakresie warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Co istotne, nawet jeśli pracodawca ureguluje problematykę należności za podróże służbowe, to regulacje te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta określona w powyższych regulacjach dotyczących pracowników sfery budżetowej.

 

Jedną ze zmian, która zostaje wprowadzona od 1 marca 2013 r. jest ujęcie całości problematyki podróży służbowych w jednym akcie prawnym. Ma to zapewnić większą przejrzystość regulacji, pozwoli uniknąć powtarzania zbieżnych przepisów w dwóch rozporządzeniach i jednocześnie umożliwi zaakcentowanie regulacji odmiennych dla podróży krajowych i zagranicznych.

Rozporządzenie zawiera cztery rozdziały regulujące kompleksowo problematykę podróży służbowych. W pierwszym z nich zamieszczono przepisy wspólne dla podróży krajowej i zagranicznej, w drugim przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe, w trzecim przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne, a w czwartym przepisy końcowe.

 

Jedną z najczęściej postulowanych zmian była zmiana dotychczasowego sposobu dokumentowania kosztów przejazdów publicznymi środkami transportu. Proponowano m.in. rezygnację z obowiązku załączania do rozliczenia biletów, uzasadniając to problemami praktycznymi, które powstają w sytuacji zagubienia lub zniszczenia biletu.

Problematyka ta została uregulowana w § 3 r.p.s. Przepis ten w przeważającej większości nie uległ żadnej istotnej zmianie. Nadal środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) określa pracodawca. Wbrew postulatom nie zrezygnowano z zasady dokumentowania przejazdów biletami i nadal zwrotu kosztów przejazdu dokonuje się w wysokości udokumentowanej biletami lub rachunkami obejmującymi cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Uwaga zmiana!

Nowością jest jednak § 5 ust. 2 r.p.s., zgodnie z którym w przypadku, gdy przedstawienie przez pracownika dokumentów nie jest możliwe, składa on pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Przepisy w takiej sytuacji nie zawierają odmiennych regulacji co do wysokości rozliczenia kosztów.

Takie uregulowanie przedmiotowej problematyki stworzyło podstawę prawną dla sposobu postępowania, który pracodawcy stosowali w praktyce także dotychczas, gdy pracownicy nie byli w stanie przedstawić biletu dokumentującego koszty przejazdu środkami transportu publicznego.

Nie uległy istotnej zmianie postanowienia dotyczące zwrotu kosztów przejazdu w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem.

Warto jednak zwrócić uwagę na to, że w przypadku podróży zagranicznej dodano możliwość skorzystania oprócz samochodu także z motocykla.

 

Dotychczasowe regulacje przewidywały, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Jedną ze zmian postulowanych przez Ministra Gospodarki i Ministra Zdrowia było wyliczenie dodatkowych wydatków związanych z podróżą służbową odbywaną prywatnym pojazdem.

Uwaga zmiana!

W § 4 r.p.s. przewidziano, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę zwraca się je w udokumentowanej wysokości. W ust. 2 tej regulacji zawarto przykładowy katalog tych dodatkowych wydatków i wskazano, że obejmują one w szczególności opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży prywatnym pojazdem, oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej krajowej lub zagranicznej.

 

Sposób ustalania diety przysługującej pracownikowi w czasie przemieszczania się na obszarze kraju w związku z zagraniczną podróżą służbową budził dotychczas wiele kontrowersji. Brak odrębnych, jednoznacznych regulacji w tym zakresie rodził u pracodawców wątpliwości co do tego, czy pracownikom należy się z tego tytułu zwrot należności i dieta (ewentualnie w jakiej wysokości).

W § 21 r.p.s wskazano, że przepisy rozdziału 2 dotyczące podróży krajowej stosuje się odpowiednio do ustalania należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę.

 

Jedną z postulowanych zmian było także skrócenie terminu rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracownika. Minister Gospodarki proponował w tym zakresie zmianę z 14 na 7 dni od dnia zakończenia podróży. Propozycja ta nie została uwzględniona.

Na podstawie § 5 ust. 1 r.p.s. pracownik nadal dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od zakończenia tej podróży.

Utrzymano także zasadę, zgodnie z którą do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki. Dokumentami tymi są w szczególności rachunki, faktury i bilety.

Dotychczas, jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Regulacja ta rodziła w praktyce wątpliwości co do tego, jak należy postąpić w sytuacji, gdy uzyskanie dokumentu było co prawda możliwe, ale jednocześnie pracownik nie miał możliwości przedstawienia go pracodawcy (np. w przypadku zgubienia, kradzieży, zniszczenia).

Jak wynika z § 5 ust. 2 r.p.s., rozliczenie kosztów na podstawie oświadczenia pracownika będzie możliwe w sytuacji, gdy przestawienie dokumentu nie jest możliwe, co powinno usunąć powstające dotychczas w praktyce wątpliwości. Nadto ustawodawca przewidział także możliwość składania w uzasadnionych przypadkach przez pracownika dodatkowego pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub ich wysokości.

 

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i na podstawie dotychczasowych regulacji wynosi 23 zł za dobę podróży.

Nowe przepisy r.p.s. podwyższają tę kwotę o 7 zł, czyli od 1 marca 2013 r. będzie ona wynosiła 30 zł (§ 7 ust. 1 r.p.s.).

Choć pracodawcy spoza sfery budżetowej mieli także dotychczas możliwość podwyższenia wysokości diety we własnym zakresie, zmiana ta ma dla nich duże znaczenie praktyczne m.in. ze względów podatkowych. Diety i należności za czas podróży służbowej pracownika są bowiem wolne od podatku dochodowego i jednocześnie nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - zob. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Ustawa u.p.d.o.f. odwołuje się do wysokości należności, o których mowa także w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b (diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem), art. 21 ust. 1 pkt 18 (dodatek za rozłąkę), art. 21 ust. 1 pkt 20 (przychody osób posiadających nieograniczony obowiązek podatkowy przebywających czasowo za granicą uzyskujących przychody z pracy), art. 21 ust. 1 pkt 23a lit. a (przychody osób posiadających nieograniczony obowiązek podatkowy przebywających czasowo za granicą uzyskujących dochody z tytułu stypendiów), art. 23 ust. 1 pkt 52 (wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących jako koszty uzyskania przychodów).

Dotychczas liczne kontrowersje budziły zasady zmniejszania należnej pracownikowi diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Jak wynika z § 4 ust. 3 pkt 2 s.r.p.s., dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wątpliwości budziło przede wszystkim to, jak rozumieć pojęcie „całodzienne wyżywienie” w odniesieniu do podróży służbowych obejmujących tylko część doby oraz czy można uznać za całodzienne wyżywienie zapewnione pracownikowi np. śniadanie, bufet kawowy i obiadokolację.

Z § 7 ust. 4 r.p.s. jasno wynika, że kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie i kolacja stanowią po 25% diety, a obiad 50%.

 

Zasady ryczałtowego zwrotu kosztów na dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz ryczałtu za nocleg nie ulegną zmianie w stosunku do obowiązujących obecnie. Jednak z uwagi na zmianę wysokości diety, zmieni się ich kwota. I tak, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje pracownikowi w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej. Jest to więc kwota 6 zł w miejsce obowiązującej do 28 lutego 2013 r. w wysokości 4,60 zł.

Ryczałt za każdy nocleg przysługuje w wysokości 150% diety, czyli od 1 marca jest to 45 zł.

 

Za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 8 ust. 1 r.p.s.). W porównaniu z poprzednią regulacją zasada pozostała taka sama, wprowadzono jedynie ograniczenie kwotowe. Tylko w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit kwotowy.

Uwaga zmiana!

Zwrot kosztów za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł.

 

 

Podstawową zmianą w zakresie podróży służbowych poza granicami kraju jest zmiana wysokości diet oraz limitów noclegowych dla większości państw, a także zmiana waluty, w której określono ich wysokość. W poniżej przedstawionej tabeli zawarto zestawienie kwot i walut dla wybranych państw.

Nadto wskazana w załączniku r.p.s. wysokość diety ulega pomniejszeniu w przypadku zagwarantowania pracownikowi bezpłatnego wyżywienia:

- przy całodziennym wyżywieniu – 25 % diety

- przy śniadaniu – 15 %

- przy obiedzie – 30%

- przy kolacji – 30%

Podobnie pomniejszanie diet następuje w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono mu wyżywienie.

 

Poprzednia treść przepisów wskazywała, iż dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Takie brzmienie regulacji było źródłem wielu problemów praktycznych w sytuacjach, gdy pracownik wykonywał zadania służbowe w dwóch lub więcej państwach.

Zgodnie z § 13 ust. 2 r.p.s. dieta nadal będzie przysługiwała w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, jednak na podstawie zdania drugiego tej regulacji w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca będzie mógł ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

 

Dotychczas, w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. Zwrot powyższych kosztów następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

W razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi będzie przysługiwał zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot powyższych kosztów następuje ze środków pracodawcy, jednak z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Analogicznie jak dotychczas, nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. Nadto w razie zgonu pracownika za granicą pracodawca będzie pokrywał koszty transportu zwłok do kraju.

 

Pracownik, tak jak dotychczas, będzie miał prawo do otrzymania zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Przedmiotowy zapis pozostał bez zmian.

Uwaga zmiana!

W § 20 ust. 1 r.p.s. zastrzeżono jednak, że wysokość zaliczki ma wynikać ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Nadal zaliczka za zgodą pracownika może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

W r.p.s. wskazano, że waluta ta ma zostać przeliczona według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych NBP, o których mowa w przepisach w sprawie walut obcych określonych jako wymienialne, z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według kursu z dnia jej wypłacenia.

 

Jak widać z powyższego, zmiany w zakresie zasad rozliczania podróży służbowych wynikające z nowej regulacji wchodzącej w życie od 1 marca 2013 r. mają głównie charakter zmian porządkowych, dostosowujących do panujących obecnie realiów i konstytuujących wykształcony dotychczas sposób postępowania pracodawców, który nie miał wyraźnej podstawy prawnej w obowiązujących dotychczas przepisach.

Największe znaczenie praktyczne mają wśród nich:

– zmiana wysokości diet skutkująca także zmianą wysokości ryczałtów,

– wprowadzenie możliwości rozliczenia poniesionych przez pracownika kosztów na podstawie oświadczenia pracownika, w sytuacji, gdy przestawienie dokumentu nie jest możliwe,

– uregulowanie problematyki zapewnienia częściowego bezpłatnego wyżywienia (a co za tym idzie odpowiednie pomniejszenie wysokości diety),

– wprowadzenie ograniczenia kwotowego kosztów noclegu,