Przechowywanie wniosków urlopowych

articleImage: Przechowywanie wniosków urlopowych fot. Thinkstock
Jak długo powinno przechowywać się wnioski urlopowe? Czy jest to gdzieś uregulowane? Czy należy je przechowywać np. w aktach osobowych? Czy można je niszczyć np. po 2 latach skoro są one odzwierciedlone na kartach ewidencji czasu pracy przechowywanych w aktach osobowych?

Obowiązujące przepisy nie wymagają sporządzania wniosków urlopowych w formie pisemnej. Tym samym nie regulują też kwestii związanych z ich przechowywaniem.


Jak wynika z art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) - dalej k.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednocześnie ani przepisy k.p., ani przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.), ani też przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) nie ustanawiają obowiązku sporządzania przedmiotowego wniosku na piśmie i dołączania go do akt osobowych pracownika.
Obowiązek pisemnego składania wniosków urlopowych, z którym w praktyce możemy często się spotkać, wynika zwykle z regulacji wewnętrznych obowiązujących w danym zakładzie pracy. Jeśli jednak regulacje te nie wskazują jednocześnie specyficznego sposobu i okresu przez jaki tego rodzaju wnioski należy przechowywać, pracodawca nie ma obowiązku dołączania ich do akt osobowych pracownika.