Prawdopodobnie jeszcze żadna firma nie zbankrutowała dlatego, że w biurze zalegały niepotrzebne zapasy papieru, odległości między biurkami były zbyt duże, a pracownicy nachylali się do monitorów. 

– Jeśli jednak na biurku rośnie bałagan, przeniesienie potrzebnego dokumentu zajmuje dużo czasu, a do drukarki od rana ustawia się kolejka, to gołym okiem widać, że pracownicy tracą czas – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg, prezes firmy Staufen Polska. 

 

 

Celem „szczupłego zarządzania” w biurze jest jak najlepsze wykorzystanie czasu i energii pracowników – kryterium to potrzeby klienta. Poza tym, można pracować szybciej i lepiej, a przy tym być bardziej elastycznym. Efektem końcowym zastosowania „szczupłego zarządzania” w biurze jest eliminacja marnotrawstwa i skrócenie czasu procesów – a przez to redukcja kosztów.

 

 

1.Biurka i ich organizacja - należy je uporządkować i ustandaryzować oraz zapewnić ich funkcjonalność. – System szuflad musi być pojemny, umożliwiać logiczną segregację dokumentów i łatwe wyciąganie przedmiotów, lekko się otwierać i tak samo zamykać. Z naszych doświadczeń wynika, że najlepiej sprawdzają się systemy modułowe, które łatwo dostosować do swoich potrzeb – mówi Magdalena Dymek z firmy Häfele, producenta i dystrybutora okuć meblowych. Na biurku powinny się znaleźć rzeczy przydatne każdemu pracownikowi (telefon, długopis, notatnik). Rzeczy mniej potrzebne (zszywacz, spinacze itp.) mogą leżeć w dostępnej dla wszystkich szafie.

 

2.Miejsce na komputer - umieszczenie monitora na specjalnym wysięgniku powoduje, że pracownik męczy się mniej, a przede wszystkim dba o swój kręgosłup. – Dobrze jest, jeśli takie ramię pozwala regulować orientację monitora w pionie, poziomie, a także przybliżać i oddalać – dodaje Magdalena Dymek.  Można w ten sposób oszczędzić również miejsce na biurku i uzyskać nawet do 40% powierzchni. 

 

3.Tablica z harmonogramem – informacja, kto jest obecny danego dnia ułatwi pracę wszystkim oraz pomoże w planowaniu zadań.

 

4.Wspólne sprzęty w centrum – drukarki, kserokopiarki czy skanery warto ustawić w centralnym miejscu, tak aby każdy z pracowników miał do nich łatwy dostęp. Dzięki temu oszczędzimy czas. Jeśli jest to niemożliwe, dwie drukarki można ustawić w dwóch przeciwległych miejscach biura.

 

5.Kanban – czyli dobry sposób na uzupełnianie zapasów. Z języka japońskiego kanban to szyld informujący. Taki szyld, tabliczka czy zwyczajna kartka może być znakiem, że kończy się np. papier do drukarki. Na półce jest miejsce dla 4 ryz papieru. Na pierwszej ryzie od dołu kładziemy kanban (np. żółtą kartkę), a na nim kolejne trzy ryzy. Gdy te się skończą, pracownik przynosi kanban do osoby zamawiającej papier, a ta wie, że musi to zaraz zrobić, bo niedługo skończy się zapas. Kanban można przełożyć na wiele aspektów pracy biurowej: na uzupełnianie papierowych ręczników, kawy, ciastek dla gości itd. – Należy tylko obliczyć, kiedy powinniśmy złożyć odpowiednie zamówienia, żeby nie zdarzyło się tak, że zrobimy to za późno – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg. – Z kolei jeśli zrobimy to zbyt wcześnie, to powstanie zapas, który będzie wymagał dodatkowej przestrzeni i czasu pracowników, a to generuje niepotrzebne koszty. 

 

Sama „szczupła” organizacja przestrzeni biurowej nie wystarczy. – Pełny efekt pozwala osiągnąć dopiero optymalizacja procesów administracyjnych. Ale funkcjonalna przestrzeń biura, jak i poszczególnych stanowisk, sprzyja wprowadzeniu i utrzymaniu przejrzystych, efektywnych procesów – dodaje Katarzyna Szczupał-Vieweg.