Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592, z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s., pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 u.z.f.ś.s. lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Z zapisu tego wynika, że wypłata świadczenia urlopowego jest tak naprawdę prawem, a nie obowiązkiem, a tym samym świadczenie to ma charakter uznaniowy (inaczej jest u nauczycieli).

Warto przypomnieć, iż pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Należy podkreślić, iż przepisy zostawiają pracodawcy w tym zakresie swobodę co do formy przekazania tej informacji. Może to być więc ogłoszenie wywieszone na tablicy ogłoszeń, czy rozesłane mailem.

U pracodawców objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się natomiast w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach zawiera się w regulaminie wynagradzania – gdy w zakładzie działa organizacja związkowa należy uzgodnić z nią powyższe postanowienia, a gdy nie działa - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Świadczenie urlopowe przysługuje w wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla pracowników młodocianych oraz zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Jest ono wypłacane ze środków pracodawcy raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Zasada ta współgra z regulacją kodeksową – zgodnie z art. 162 k.p. na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części (urlop przysługuje więc co do zasady w całości). Co najmniej jedna część urlopu powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Naruszenie tej zasady nie wiąże się jednak z żadną sankcją (poza utratą prawa do świadczenia urlopowego u pracownika).

Zważywszy na fakt, iż ustawodawca uzależnił wypłatę świadczenia urlopowego od tego, czy pracownik był w danym roku na urlopie przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (jednym ciągiem), może to oznaczać różną ilość dni roboczych. Ustalając długość urlopu, należy także brać pod uwagę dni wolne od pracy. Zasadniczo – przy założeniu obowiązującego obecnie pięciodniowego tygodnia pracy – wzięcie 10 dni roboczych będzie uprawniało do otrzymania świadczenia urlopowego, w przypadku gdy razem z dniami wolnymi urlop wyniesie co najmniej 14 dni.

 

 

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Powoduje, iż sam zamiar pracownika skorzystania z urlopu w takim wymiarze uzasadnia wypłatę świadczenia, nawet jeśli – np. na skutek zastosowania się przez pracownika do żądania pracodawcy dotyczącego skrócenia urlopu – urlop trwał krócej. Odwołanie takie nie powinno narażać pracownika na żadne negatywne konsekwencje poza skróceniem wypoczynku. Późniejsze skrócenie przez pracodawcę urlopu pracownika nie ma znaczenia: jeżeli pracownik otrzymał świadczenie w terminie, nie musi go zwracać, a jeżeli go nie otrzymał, może domagać się jego wypłaty (chyba że pracodawca nie ma obowiązku go wypłacać). Innymi słowy skrócenie przez pracodawcę okresu wypoczynku nie pozbawia pracownika prawa do świadczenia urlopowego, jeżeli zamiarem tego ostatniego było wypoczywanie co najmniej przez 14 dni.