Uzasadnienie: u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy określa regulamin pracy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu, informuje pracownika o powyższych kwestiach w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę.

Jeżeli u pracodawcy stosuje się listy obecności, a pracownicy zostali poinformowani o obowiązku potwierdzania przybycia i obecności w pracy poprzez złożenie podpisu na liście, to niewywiązywanie się z tego obowiązku może stanowić podstawę nałożenia na pracownika kary porządkowej. Zgodnie z art. 108 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę nagany. W sytuacji, o której mowa w pytaniu nie ma natomiast podstaw do ukarania pracownika karą pieniężną i dokonywania z tego tytułu potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Karę pieniężną pracodawca może bowiem stosować tylko za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Brak podpisu na liście nie przesądza również o tym, że pracownik nie był obecny w pracy. W przypadku, gdy pracownik stawił się do pracy, lecz nie odnotował swojej obecności na liście, nie ma podstaw do potraktowania tego dnia jako nieobecności nieusprawiedliwionej niepłatnej.