Z tymi wyzwaniami muszą się zmierzyć zarówno małe, kilkunastoosobowe firmy, jak i duże korporacje, wynajmujące nawet kilkaset metrów kwadratowych powierzchni biurowej. Dlatego też odpowiednia organizacja i aranżacja biura coraz bardziej zyskuje na wartości.

Według ostatnich badań ManpowerGroup, co trzecia firma w Polsce ma problem ze znalezieniem specjalisty z odpowiednimi kwalifikacjami. Dlatego dla managerów wyjątkowo ważne staje się wykorzystanie potencjału już zrekrutowanego zespołu i stworzenie dla niego optymalnych warunków pracy. Tymczasem, jak pokazują realia, biura nie zawsze sprzyjają wydajności.

Zobacz także: Efektywny pracownik, czyli największy skarb organizacji

- Jak wynika z przygotowanego przez Mikomax Smart Office raportu  badawczego  ‘Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników”, 84% ankietowanych uważa, że biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków. Z kolei badania Citrix pokazują, że niewłaściwie zaaranżowane biuro sprawia, że jego użytkownicy na nieproduktywnych czynnościach spędzają aż 17 dni roboczych w roku. Dla przedsiębiorców to już wymierna strata- komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki, członek zarządu Mikomax Smart Office, firmy specjalizującej się w optymalizacji przestrzeni biurowych, która realizowała projekty aranżacji przestrzeni m.in. dla EY, Qatar Airways czy Narodowego Banku Polskiego.

Dlaczego nie pracujemy w pracy?

Citrix szczegółowo zbadał, jakie czynności obniżają produktywność pracowników biurowych. I tak - 20 min. tygodniowo pracownicy poświęcają na szukanie odpowiedniego miejsca do pracy, np. wolnej sali konferencyjnej. 30 min. dziennie zajmują im próby skupienia się, ponieważ biura nie oferują odpowiednich warunków do samodzielnej pracy. Natomiast 15 min. miesięcznie pracownicy spędzają na poszukiwaniu potrzebnej dokumentacji. Jeśli pomnożyć te wyniki przez liczbę dni, miesięcy i tygodni w roku, otrzymamy w rezultacie aż 17 straconych dni roboczych. Jaki jest tego główny powód? Nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej.

Zobacz także: Zmęczenie obniża efektywność pracy biurowej

Zagadnienie produktywności pracowników we współczesnym biurze jest coraz szczerzej dyskutowane w świecie biznesu. Ponad 3 mln osób obejrzało w Internecie przemówienie Jasona Frieda z konferencji TED. Wystąpienie przedsiębiorcy z branży IT nosi wymowny tytuł „Why work does not happen at work” („Dlaczego nie pracujemy w pracy”) i skupia się wokół prowokacyjnej tezy, że miejscem najmniej sprzyjającym kreatywnej i skupionej pracy jest właśnie biuro. Dzieje się tak, ponieważ pracując w siedzibie firmy, jesteśmy stale narażeni na bycie rozproszonym – za sprawą kolegów chcących nawiązać towarzyską rozmowę, współpracowników potrzebujących konsultacji, czy choćby rozmów telefonicznych prowadzonych przy sąsiednim biurku. Czy jednak rozwiązaniem tego problemu jest powszechne przejście na system home office? Wydaje się to mało prawdopodobne, nie tylko ze względów praktycznych. Podczas gdy jedni narzekają na niedogodności związane ze wspólnymi miejscami pracy, Marissa Mayers zakazała w zeszłym roku pracownikom Yahoo pracy zdalnej. Jako jeden z powodów podano korzyści płynące z pracy grupowej i wymiany myśli pomiędzy współpracownikami.

- Większość pracowników, aby dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni i do indywidualnej pracy w ciszy, i do wymiany myśli i spotkań w mniejszym lub większym gronie – ponieważ obie formy działania wzajemnie się uzupełnią. Dobre, sprzyjające efektywnej pracy biuro to wobec tego takie, które pozwala pracującym w nim osobom wykonywać różne formy aktywności nie przeszkadzając sobie nawzajem – komentujeZuzanna Mikołajczyk.

Zobacz także: Młodzi rewolucjonizują biura

Z badań CBRE wynika, że w nowoczesnych organizacjach w danej chwili przebywa w biurze ok. 70% pracowników. W przyszłości liczba ta prawdopodobnie będzie się jeszcze zmniejszać, głownie w związku ze wzrostem popularności różnych form telepracy. Stąd koncepcja tzw. gorących biurek (z ang. hot desks), czyli stanowisk pracy dzielonych przez specjalistów w danej chwili przebywających w siedzibie firmy. Zatrudnieni nie mają przypisanych sobie przestrzeni, a przychodząc do biura wybierają sobie jedno z wolnych miejsc.

- Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć na pomieszczenia w znaczący sposób poprawiające jakość pracy w biurach, na które dotąd mogło nie być wystarczająco dużo miejsca. Są to m.in. komfortowe pomieszczenia służące do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne - kawiarnie i kuchnie czy miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu oraz tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do wykonywania rozmów telefonicznych czy mini-telekonferencji – mówi Katarzyna Zawodna, Prezes Skanska Property Poland.

W zwiększeniu efektywności może pomóc również nawiązanie współpracy z zewnętrznym dostawcą nowoczesnych narzędzi informatycznych, które pomogą nam się uporać z takimi problemami, jak drukowanie i przechowywanie dokumentów. Dzięki temu pracownicy nie toną w dziesiątkach raportów, sprawozdań, mają większą kontrolę nad swoją pracą oraz mogą liczyć na optymalizację zarówno czasu, jak i kosztów.

- Blisko 9 mln pracowników polskich firm marnuje co roku ponad 5 mld nieefektywnie wydrukowanych kartek formatu A4. Outsourcing druku to metoda eliminacji tego marnotrawstwa. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z zewnętrznym specjalistą, zauważają obniżkę kosztów druku o nawet 40 proc.  – przekonuje Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług w Xerox Polska.

W pojedynku biuro vs. efektywność nie zawsze wygrywa open space

Biuro będzie wspierać zespół w realizacji celów firmy tylko wówczas, jeśli zostanie optymalnie dostosowane go jego potrzeb. Jak je określić? Tu z pomocą przychodzą profesjonalne narzędzia badawcze, pozwalające określić strukturę, specyfikę pracy i potrzeby organizacji, a na ich bazie znaleźć najlepsze rozwiązania aranżacyjne.

- Każda firma ma swoje specyficzne DNA, dlatego standardowy open space nie w każdym przypadku się sprawdza. Jedne zespoły potrzebują wielu stanowisk do pracy w skupieniu, inne – sal konferencyjnych i miejsc do pracy kreatywnej, dla kolejnych kluczowa jest dostępność stanowisk, przy których można swobodnie wykonywać szereg rozmów telefonicznych. Różne potrzeby względem przestrzeni biurowej występują przecież nawet w poszczególnych działach tych samych organizacji. Poznanie tych indywidualnych uwarunkowań ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji przestrzeni biurowej, dlatego do analizy indywidualnych potrzeb firmy wykorzystują niezależne narzędzia badawcze. Jednym z nich jest metodologia, którą rozwijamy na polskim rynku, oparta na ankiecie online, której wypełnienie trwa około 11 minut. Pozwala zebrać opinie pracowników na temat czynności, jakie najczęściej podejmują w biurze, stopnia, w jakim miejsce pracy wspiera ich w realizacji tych działań oraz oczekiwań co do wyglądu i aranżacji przestrzeni. Z naszych doświadczeń wynika, że w oparciu o wnioski z badania można nie tylko optymalnie wykorzystać przestrzeń biura, ale również dopasować ją do potrzeb pracowników o różnych rolach w organizacji, reprezentujących różne pokolenia i kręgi kulturowe - tłumaczy Zuzanna Mikołajczyk.

Zobacz także:  Za głośno w open space'ach

Z narzędzi analitycznych pomagających optymalizować powierzchnię biurową coraz częściej korzystają międzynarodowe korporacje. Dla przykładu, badania opinii pracowników przeprowadzony powyższą metodą zleciła jeszcze w 2012 roku firma LinkedIn, początkowo szukając uzasadnienia biznesowego dla rozwoju swoich biur w Londynie. Docelowo badaniem zostały objęte wszystkie siedziby LinkedIn na świecie (31 budynków w 17 krajach). Podobnej ewaluacji zostały poddane biura m.in. firmy KPMG, Merck, BBC, Vodafone czy Volvo.

Optymalizując przestrzeń biurową, zwłaszcza w siedzibach korporacji zatrudniających setki pracowników, nie można jednak zapominać, że efektywność pracownika zależy również od tego, jak odnajduje się w zespole i czy biuro pomaga mu utrzymywaniu pozytywnych relacji z kolegami z firmy.

- Nie od dzisiaj wiadomo, że dobre zdrowie i samopoczucie pracowników ma istotny wpływ na efektywność ich pracy. Niemal całodzienny wysiłek umysłowy i konieczność utrzymania koncentracji na wysokim poziomie nie jest łatwym zadaniem, dlatego tak ważne jest odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej urozmaicającej rutynowe obowiązki, zapewniającej zmiany i odpoczynek. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie przestrzeni biurowej wykorzystywanej wspólnie przez wszystkich pracowników w celach komunikacji, nawiązania kontaktów społecznych, a przede wszystkim dla chwili relaksu i odstresowania. Zróżnicowane i pełne życia pokoje spotkań inicjują spontaniczną współpracę, a przytulne bary i kawiarenki stały się jednymi z najczęściej odwiedzanych miejsc w biurach – mówiMichał Bielawski, Financial Controller, Infosys BPO Europe.