Obowiązek ten może być spełniony poprzez częściowe odesłanie do odpowiednich przepisów prawa pracy, np. w kwestii wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia.

1. Pisemna informacja

Przepis art. 29 § 3 k.p. nakłada na pracodawców obowiązek informowania pracowników na piśmie o warunkach zatrudnienia i przysługujących im uprawnieniach.

W związku z tym w pisemnej informacji przekazywanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni o daty zawarcia umowy o pracę muszą znaleźć się informacje o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca informując pracownika o jego uprawnieniach urlopowych podaje informacje o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Uwaga!

W pisemnej informacji przekazywanej pracownikowi zagadnienia urlopowe dotyczyć mają wyłącznie wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Ważnym punktem w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia jest wskazanie pracownikowi układu zbiorowego pracy, którym jest objęty. Przepis posługuje się sformułowaniem „układ zbiorowy pracy” – dotyczy to, więc zarówno zakładowego jak i ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

Przepisy wyraźnie określają, że przekazywana pisemna informacja ma charakter indywidualny, tzn. powinna uwzględniać warunki zatrudnienia dotyczące konkretnego pracownika. Każdy zatrudniony ma dowiedzieć się o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, itp.

Pracodawcy mają możliwość poinformowania pracownika o warunkach jego zatrudnienia poprzez wskazanie mu na piśmie odpowiednich przepisów prawa pracy. Oznacza to, że można w treści pisemnej informacji odesłać pracownika do dotyczących jego sytuacji pracowniczej przepisów, przy czym ustawodawca wyraźnie określił, że odesłanie może dotyczyć „odpowiednich przepisów prawa pracy”. Przepisami prawa pracy są przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw i aktów wykonawczych a także postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy czy innych przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy. W związku z tym w pisemnej informacji można odesłać pracownika do postanowień wewnątrzzakładowych, jeżeli regulują one warunki zatrudnienia pracowników w sposób odmienny (bardziej korzystny) niż przepisy powszechne, np. na podstawie układu zbiorowego pracy obowiązującego u pracodawcy pracownikowi przysługuje większy - w stosunku do kodeksowego - wymiar urlopu wypoczynkowego.

Warto jednak zaznaczyć, że odesłanie w pisemnej informacji do przepisów prawa pracy może dotyczyć następujących warunków zatrudnienia pracownika:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości wypowiedzenia umowy o pracę.
• odwołanie nie może dotyczyć informacji o układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty pracownik.

2. Gdy w firmie nie ma regulaminu pracy

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydawania regulaminu pracy oprócz informacji wymienionych wyżej – dodatkowo – informują zatrudnionych pracowników o:

• obowiązującej u niego porze nocnej podając dokładne ramy czasowe, które 8 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00 stanowi porę nocną,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

3. Informowanie o zmianie warunków zatrudnienia

Na pracodawców ciąży także obowiązek informowania pracowników o zmianach w zakresie ich warunków zatrudnienia objętych treścią pisemnej informacji. W związku z tym pracownika należy zawiadomić na piśmie o każdorazowej modyfikacji jego dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, wymiaru urlopu wypoczynkowego i długości okresu wypowiedzenia oraz o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o zmianie tego układu. Przy czym przepisy dopuszczają, że informacja w zakresie zmian w warunkach zatrudnienia (oprócz informacji o objęciu pracownika układemzbiorowym pracy) może dokonać się również poprzez odesłanie na piśmie do odpowiednich przepisów prawa pracy.

Pracodawca informuje pracowników o zmianach niezwłocznie – nie później jednak niż w terminie miesiąca od daty wejścia w życie takich zmian.

Gdyby jednak przed terminem zmian doszło do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem, wtedy pracodawca przedstawia zaktualizowaną informację najpóźniej do dnia ustania zatrudnienia.

4. Termin do wręczenia informacji

Termin na przekazanie pracownikom pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia – pracodawca informuje pracownika na piśmie nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

5. Inne obowiązki

Przepis art. 29 § 2 k.p. przewiduje obowiązek potwierdzania na piśmie najważniejszych ustaleń, w sytuacji, gdy strony stosunku pracy nie zawarły umowy o pracę w formie pisemnej. Do 31 sierpnia 2016 r. pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdza na piśmie ustalenia dotyczące:

• stron umowy,
• rodzaju umowy,
• jej warunków.

Ważne!

Od 1 września 2016 r. jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

6. Informacje przekazywane pracownikom delegowanym poza obszar UE

Przypomnijmy ponadto, jaki jest zakres informacji, jakie pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi delegowanemu do pracy w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, gdy okres skierowania przekracza czas jednego miesiąca.

Zgodnie z przepisem art. 29¹ § 2 k.p. pracodawca dodatkowo informuje pracownika delegowanego do pracy w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, gdy okres skierowania przekracza czas jednego miesiąca, o:

• świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy za granicą, obejmujących zwrot kosztów przejazdu i zapewnienie zakwaterowania,
• warunkach powrotu do kraju.

Przyjmuje się, że takie informacje mogą być przekazane poprzez odesłanie do odpowiednich przepisów.