Zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - dalej u.o.p.s. regulamin pracy jednostki, o której mowa w art. 2, określa porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w sposób zapewniający obywatelom załatwianie spraw w dogodnym dla nich czasie. Jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, w której pracownik samorządowy jest zatrudniony, na polecenie przełożonego wykonuje on pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w porze nocnej oraz w niedziele i święta.

Z uwagi na to, że ustawa o pracownikach samorządowych nie zawiera odrębnej regulacji w zakresie czasu pracy, systemów czasu pracy oraz obowiązujących pracowników samorządowych okresów rozliczeniowych, a art. 43 u.o.p.s. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., należy przyjąć, że w tym zakresie zastosowanie mają przepisy ogólne o czasie pracy.

Kodeks pracy wprowadza, bez względu na stosowany względem pracowników system czasu pracy zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia prac. Odpowiednie stosowanie wskazanej regulacji do pracowników samorządowych oznacza, iż również ta grupa pracowników powinna świadczyć pracę przez przeciętnie 5 dni w tygodniu korzystając z 2 dni wolnych od pracy.

Ponadto również względem pracowników samorządowych odpowiednie stosowanie znajdują zasady rozliczania ich czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Okresem rozliczeniowym jest bowiem okres, dla którego dokonuje się ustalenia, czy planowany czas pracy pracownika mieści się w granicach obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy (dobowego i tygodniowego) w przyjętym systemie czasu pracy oraz czy nie zostanie przekroczony przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy. Jest to również okres, po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy pracownika. Liczba godzin pracy w poszczególnych dniach i tygodniach musi się zatem bilansować na przestrzeni okresu rozliczeniowego (a nie na przestrzeni danego miesiąca czy tygodnia). Tym samym pracodawca może planować czas pracy pracowników w taki sposób aby w jednych miesiącach okresu rozliczeniowego pracownicy przepracowali więcej godzin (pracując np. po 6 dni w tygodniu czy ponad 48 godzin tygodniowo) a w kolejnych odpowiednio mniej (pracując np. po 4 dni w tygodniu czy przez mniejszą liczbę godzin niż 40). Taka organizacja pracy nie powoduje powstania pracy w godzinach nadliczbowych (pod warunkiem, że pracownikowi nie zostanie zaplanowana do przepracowania większa liczbą godzin niż wynikająca z obowiązującego go wymiaru czasu pracy).

Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby dni wolne z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, należne pracownikowi za np. dwa tygodnie okresu rozliczeniowego, zaplanowane były w jednym jego tygodniu (w takim przypadku pracownik będzie np. wykonywał pracę przez 6 dni przez dwa tygodnie okresu rozliczeniowego a w trzecim tygodniu korzystał z rekompensujących ją dni wolnych od pracy). Pracodawca może też ułożyć grafik pracownikowi tak, aby w jednym tygodniu rozliczeniowym pracował 48 godzin pod warunkiem, że zaplanuje mu mniejszą ilość godzin w kolejnych tygodniach okresu rozliczeniowego (zbilansowanie normy przeciętnie 48 godzinnej nie musi przy tym nastąpić od razu w kolejnym tygodniu). Pracodawca może również zaplanować pracownikowi pracę w wymiarze przekraczającym 48 godzin w tygodniu (np. przez 56 godzin) o ile w kolejnych tygodniach okresu rozliczeniowego wymiar ten zostanie zbilansowany. Pamiętać bowiem należy, że 48 godzinny wymiar pracy w tygodniu ma charakter przeciętny a nie sztywny. Może być zatem przekraczany pod warunkiem jego wyrównania do końca okresu rozliczeniowego.

2. Urlop okolicznościowy przysługuje w dniach, a nie w wymiarze godzinowym.

Na podstawie § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

Zwolnienie od pracy z wymienionych wyżej powodów, choć w tym drugim przypadku potocznie nazywane urlopem okolicznościowym, nie jest urlopem w prawnym znaczeniu tego słowa. Udziela się go bowiem w dniach (a nie w godzinach) bez względu na system czasu pracy w jakim zatrudniony jest pracownik. Jednakże urlop okolicznościowy, tak jak każda usprawiedliwiona nieobecność w pracy, obniża wymiar czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym o liczbę godzin przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności. Zgodnie bowiem z art. 130 § 3 k.p., wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z art. 129 § 1 k.p., ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. A zatem w przypadku pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, który wystąpił o udzielenie urlopu okolicznościowego, w dniu gdy miał zaplanowaną pracę na 12 godzin, obowiązujący go w danym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy należy pomniejszyć o 12 godzin.