Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy. W dokumencie tym podsumowuje się wszystkie istotne zdarzenia związane z przebiegiem zatrudnienia. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Prywatny charakter dokumentu

Świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym potwierdzającym stan wiedzy osoby podpisującej ten dokument. Tym samym jego treść może, a nawet powinna podlegać weryfikacji w sytuacji, gdy nie przystaje do innych ustalonych faktów, ponieważ powinien on mieć oparcie w dokumentach określających warunki zatrudnienia, takich jak np. umowa o pracę, angaże, zakresy czynności (wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu w wyroku z 15 stycznia 2020 r., sygn. akt III AUa 851/19). W postępowaniu przed organem rentowym jak i w postępowaniu przed sądem można dążyć do ustalenia rzeczywistego stosunku pracy, nawet gdyby okazał się on sprzeczny z treścią świadectwa pracy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 12 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 516/17). 

Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 par. 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego nawet wtedy, gdy zostało wydane przez urząd administracji państwowej (wyrok Sądu Najwyższego z 4 lipca 2019 r., sygn. akt III UK 184/18).

 

Co musi się znaleźć w świadectwie pracy  

Zgodnie z art. 97 par. 2 Kodeksu pracyw świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto ustawodawca wskazuje, że w dokumencie tym zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Natomiast na żądanie pracownika należy także podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Szczegółowe zasady co do treści, sposobu, tryb wydania i prostowania świadectwa pracy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (dalej jako: rozporządzenie).

Rozporządzenie zawiera szczegółowe wyliczenie 

Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia, w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

  • okresu lub okresów zatrudnienia;
  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
  • rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
  • trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36(1) par. 1  Kodeksu pracy;
  • zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
  • urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  • wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
  • wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  • wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
  • okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
  • zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy (opieka nad dzieckiem), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
  • wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
  • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
  • należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
  • informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

W świadectwie pracy zamieszcza się też pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy oraz prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.

Czytaj także: W razie braku świadectwa pracy okres zatrudnienia może zostać potwierdzony innym dokumentem​ >>>

Termin na wydanie świadectwa pracy

Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zamierza nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Natomiast jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej (upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej) w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób

Z kolei w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy wyłącznie na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek ten może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano tego dokumentu. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

WZORY dokumentów w LEX:

 


Trzeba zweryfikować treść dokumentu 

W orzecznictwie wskazuje się, że Kodeks pracy przewiduje tryb sprostowania świadectwa pracy, inicjowany na wniosek pracownika. Oznacza to, że ma on obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i kwestionować zawarte w nim wadliwości. Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku odpowiedniego - zgodnego z prawem - ukształtowania treści świadectwa. Jeśli jednak ujawni się wadliwość świadectwa, to pracownik, który go nie kwestionował, musi - wspólnie z pracodawcą - ponieść konsekwencje owej wadliwości (wyrok Sądu Najwyższego z 20 czerwca 2011 r., sygn. akt I PK 210/10).

Zgodnie z art. 97 par. 2(1) Kodeksu pracy, pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie tego dokumentu. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że terminy przewidziane w art. 97 par. 2(1) Kodeksu pracy są terminami prawa materialnego, stąd oddala się powództwo, gdy pozew został wniesiony po upływie terminów określonych w tym przepisie, jeżeli ich nie przywrócono (wyrok z 15 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 156/09).

Sprawdź w LEX: Świadectwo pracy – roszczenia pracownika z tytułu błędnego wystawienia >>>

Pracownik może mieć roszczenie odszkodowawcze 

W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Natomiast jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Pracownikowi przysługuje też roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego dokumentu.