Jak wyglądają elastyczne formy organizacji czasu pracy?

Przepisy prawa pracy nie posługują się ani nie definiują pojęcia elastycznego czasu pracy. W praktyce pojęcie to jednak się pojawia.

Przepisy prawa pracy, a w szczególności przepisy Kodeksu pracy, wprowadzają zamknięty katalog możliwych do zastosowania systemów czasu pracy. Nie mniej jednak w piśmiennictwie, a co za tym idzie w praktyce, pojawia się pojęcie elastycznego czasu pracy.

Elastyczny czas pracy

Przyjmuje się, iż "elastyczność czasu pracy polega na takim jego ukształtowaniu lub stworzeniu możliwości kształtowania w ramach obowiązujących przepisów, które pozwala partnerom społecznym lub stronom stosunku pracy na dostosowywanie go do swoich potrzeb" (Monika Latos-Miłkowska, Elastyczność czasu pracy [w:] Monitor Prawa Pracy, nr 3/2009).Elastyczny czas pracy to inaczej dostosowanie do indywidualnych potrzeb pracodawcy lub pracownika obowiązujących w prawie pracy zasad kształtowania czasu pracy, aby były one jak najbardziej korzystne dla obu stron stosunku pracy.

Pojęcie elastyczności czasu pracy może odnosić się do różnych aspektów regulacji czasu pracy.I tak można wyróżnić:

  1. elastyczność wymiaru czasu pracy, która polega na możliwości wydłużania lub skracania powszechnie obowiązujących norm czasu pracy w celu dostosowania czasu pracy do potrzeb pracodawcy lub pracownika (np. praca w niepełnym wymiarze czasu pracy lub w godzinach nadliczbowych), 
  2. elastyczność organizacji czasu pracy, która polega na kształtowaniu organizacji czasu pracy, a także rozkładu, przy zachowaniu określonej jego długości, rozlicznej następnie w danym okresie rozliczeniowym (np. równoważny czas pracy, praca w godzinach nocnych, praca na zmiany).

Elastyczny czas pracy, choć nie posiada legalnej definicji ustawowej, jest nierzadko stosowany przez pracodawców, w praktyce realizując zarówno ich interesy jak i interesy pracowników.

Kształtując elastyczny czas pracy należy jednak pamiętać, iż nie może to powodować naruszenia powszechnie obowiązujących norm prawa pracy (np. prawa pracowników do odpoczynków dobowych i tygodniowych, czy przepisów ochronnych, takich jak art. 148 ustawy z 6.06.1974 r. Kodeks pracy – dalej k.p).

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy może się odbyć na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy aktów wewnątrzzakładowych (w tym na podstawie regulaminu pracy) lub w umowie o pracę pracownika.

Ponadto przypomnieć należy, że 23 sierpnia 2013 r. do Kodeksu pracy wprowadzono szereg rozwiązań mających na celu uelastycznienie czasu pracy pracowników. Zasadniczo zmiany umożliwiły:

  1. wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy, nawet do 12 miesięcy (art. 129 § 2 k.p.); 
  2. wprowadzenie ruchomego czasu pracy (art. 1401 k.p.).

Dłuższe okresy rozliczeniowe mają na celu umożliwienie pracodawcom racjonalne gospodarowanie czasem pracy, stosownie do zapotrzebowania na pracę w danym okresie oraz ułatwiają rekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym.

Przykładowo, elastyczność przejawia się w tym, że pracodawca, u którego występuje zmienne zapotrzebowanie na pracę wykonywaną przez pracowników, może planować większą liczbę godzin pracy w okresach dużego zapotrzebowania na pracę, a mniejszą – w okresach niskiego zapotrzebowania na pracę. Ponadto dłuższy jest okres, w którym pracodawca może zrekompensować pracownikowi pracę nadliczbową czasem wolnym od pracy.

Okres rozliczeniowy

Nowe przepisy Kodeksu pracy umożliwiają wydłużenie okresów rozliczeniowych czasu pracy do maksymalnie 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy może nastąpić jedynie gdy jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi. Przepisy nie definiują, co należy rozumieć przez "przyczyny obiektywne, techniczne lub organizacyjne", które uzasadniają przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. W praktyce o tym, czy przesłanki te zachodzą, zdecyduje więc pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się bowiem w:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., albo
  • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Zawarcie przedmiotowych porozumień jest jedyną przewidzianą przepisami formą wprowadzenia wydłużonych okresów rozliczeniowych. Jeżeli przedstawiciele pracowników (których należy wyłonić nawet u małego pracodawcy) uznają, że wydłużone okresy rozliczeniowe są dla nich niekorzystne (np. z uwagi na dłuższy termin rekompensaty dodatkowej pracy) nie muszą wyrażać zgody na ich wprowadzenie. Brak porozumienia pomiędzy przedstawicielami pracowników a pracodawcą spowoduje, iż wprowadzenie przedłużonych okresów rozliczeniowych będzie niedopuszczalne.

Przedmiotem negocjacji będzie jednak nie tylko to czy w firmie zasadne jest wydłużanie okresu rozliczeniowego ponad okresy podstawowe wynikające z przepisów regulujących dane systemy czasu pracy, ale również to jak długi będzie ten okres. Wskazany 12-miesięczny okres rozliczeniowy jest okresem maksymalnym. Nie zawsze jednak tak długi będzie pracodawcy potrzebny.Pracodawca pamiętać musi aby przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy właściwemu okręgowemu

inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia

Zgodnie natomiast z art. 1401 k.p. wprowadzenie ruchomego czasu pracy pozwala na:

  1. ustalania rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy pracowników,
  2. określanie przedziału czasu, w którym pracownik powinien podjąć pracę.

W pierwszym przypadku pracodawca może wyznaczać pracownikom różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni. W kolejnym dniu pracownik będzie więc mógł mieć zaplanowaną zarówno późniejszą, jak i wcześniejszą godzinę

Przykład 1

W firmie wprowadzono ruchomy czas pracy oraz ustalono rozkład czasu pracy przewidujący pracę w poniedziałki i wtorki od godziny 9.00 do 17.00, w środy i czwartki od godziny 8.00 do 16.00, a w piątki od godziny 7.00 do 15.00. Pomimo powtórnego rozpoczynania przez pracowników pracy w tej samej dobie pracowniczej godziny nadliczbowe nie powstają. Przepisy dopuszczają bowiem możliwość takiego ustalenia godzin pracy pracowników.

Drugi wariant ruchomego czasu pracy polega natomiast na tym, że pracodawca wyznacza jedynie:

  • liczbę godzin, jaką pracownik ma przepracować danego dnia i
  • przedział czasu, w którym pracownik musi stawić się do pracy (tzw. "widełki").

Pracownik samodzielnie decyduje, o której konkretnie godzinie przyjdzie do pracy w granicach czasowych ustalonych przez pracodawcę. Zakończy pracę po przepracowaniu wyznaczonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 8 godzin) od godziny rozpoczęcia pracy.

Przykład 2

Pracownik złożył wniosek o objęcie go ruchomym czasem pracy. Pracodawca wyznaczył, że 8 godzin pracy pracownik może rozpocząć o wybranej przez siebie godzinie przypadającej między 6:00 a 8:00. Pracownik w poniedziałek pracował od 6:00 do 14:00, a we wtorek od 7:00 do 15:00. Mimo przepracowania 9 godzin w dobie poniedziałkowej (trwającej od 6:00 do 6:00 we wtorek), nadgodziny nie powstają. Pracownik podjął bowiem pracę w wyznaczonych godzinach rozpoczęcia pracy i sam zdecydował o takim przyjściu do pracy.

W obu zatem wariantach ruchomego czasu pracy, gdyby pracownik, w kolejnym dniu rozpoczął pracę o godzinie wcześniejszej niż w dniu poprzednim, nadgodziny nie powstaną.

Ruchomy czas pracy

Ruchoma organizacja czasu pracy może być zastosowana w każdym systemie czasu pracy oraz bez względu na obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy czasu pracy. Ważne jest jedynie to, aby ruchomy czas pracy właściwie wprowadzić i aby zawsze zapewnić pracownikom minimalne okresy odpoczynków (dobowych i tygodniowych).

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy musi odbyć się w takim samym trybie jaki przewidziany jest dla wprowadzenia przedłużonych okresów rozliczeniowych. A zatem również w tym przypadku pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe zobowiązany jest zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie u niego przyjętym.