Do podstawy urlopowej przyjmuje się wszystkie składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia ze stosunku pracy za okresy nie dłuższe niż miesiąc, za wyjątkiem wymienionych w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - dalej r.w.u. Do podstawy przyjmuje się składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, np. zasadnicze miesięczne wynagrodzenie - w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 r.w.u.). Natomiast składniki tzw. zmienne (np. premie) w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (w razie znacznego wahania w okresie dłuższym, nieprzekraczającym jednak 12 miesięcy kalendarzowych) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 r.w.u). Dyspozycja zawarta w wymienionym § 8 r.w.u. jest jednoznaczna. W podstawie uwzględnia się składniki wypłacone. W praktyce będzie to bądź wynagrodzenie za bieżący miesiąc, bądź za poprzedni, w zależności od terminu wypłat. W omawianym przypadku natomiast będzie to wynagrodzenie wypłacone:

- 10.10.2016 r. za wrzesień 2016 r. w kwocie 230 zł

- 10.11.2016 r. za październik 2016 r. w kwocie 250 zł,

- 10.12.2016 r. za listopad 2016 r. w kwocie 0 zł.

 [-DOKUMENT_HTML-]

Należy zaznaczyć, że jeżeli jakiś składnik był wypłacany tylko przez dwa miesiące, bądź nawet tylko w jednym miesiącu (np. wskutek niespełnienia wymogów do jego otrzymania w danym miesiącu), ale nadal jest przewidziany w przepisach płacowych, to należy uwzględnić również ten składnik. W przedmiotowym przypadku będzie to premia za listopad (0 zł).

Zgodnie z § 9 r.w.u. obliczając wynagrodzenie urlopowe podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Przyjmuje się, że w celu obliczenia stawki za godzinę urlopu należy zastosować dzielnik będący sumą godzin przepracowanych w miesiącach, za które dany składnik wynagrodzenia wypłacono. Zatem w omawianym przypadku należy wziąć pod uwagę liczbę godzin w okresie wrzesień, październik, listopad.

Tym samym, jeżeli pracownik w styczniu weźmie 5 dni urlopu, to zakładając, że w tym czasie przepracowałby 40 godzin (5 dni x 8 godzin) w ramach pracy rozkładowej, gdyby w tym okresie nie korzystał z urlopu, to pracodawca powinien wypłacić mu pełne wynagrodzenie miesięczne za styczeń oraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych w kwocie 42 zł, według wyliczenia:

- premia: 230 zł + 250 zł = 480 zł,

- liczba godzin pracy w okresie wrzesień, październik, listopad: 136 godz. + 160 godz. +160 godz. = 456 godz.,

- stawka za 1 godz.: 480 zł : 456 godz. = 1,05 zł,

- wynagrodzenie za urlop: 1,05 zł x 40 godz. = 42 zł.