Przesłanki uznania wyjazdu za podróż służbową

Definicję podróży służbowej zawiera polski Kodeks pracy w art. 77⁵. W świetle treści tego przepisu, aby można było zakwalifikować wyjazd pracownika jako podróż służbową, wyjazd ten powinien spełniać następujące kryteria:

• Celem podróży pracownika musi być inna miejscowość niż miejscowość, w której siedzibę ma pracodawca, a jeśli pracownik nie wykonuje pracy w siedzibie pracodawcy, celem podróży musi być inna miejscowość niż miejscowość, w której pracownik stale wykonuje pracę. Co istotne, nie decyduje tu samo wskazanie miejsca pracy w treści umowy o pracę. W razie rozbieżności między sytuacją faktyczną a zapisem umowy o pracę decydować będzie praktyka.
• Pracownik powinien działać na polecenie pracodawcy, a więc powinien być kierowany na wyjazd jednostronnie przez pracodawcę, nie zaś na podstawie porozumienia (choćby ustnego), w którym warunki podróży (miejsce, czas trwania) zostaną przez niego uprzednio zaakceptowane.
• Pracownik powinien wykonywać w czasie wyjazdu konkretne, z góry określone przez pracodawcę i doraźne zadanie (np. zainstalowanie konkretnego urządzenia, przeprowadzenie konkretnego szkolenia, dokonanie konkretnej naprawy), które tym samym nie powinno przybierać postaci wykonywania normalnej, codziennej pracy, w szczególności pod nadzorem czy zgodnie z instrukcjami przekazanymi dopiero na miejscu, na przykład przez klienta, stosownie do jego potrzeb.

Polecamy: Czy pracownikowi należy się zwrot kosztów podróży, jeśli przedłużył podróż o pobyt prywatny?

Co istotne, czas przebywania przez pracownika w podróży nie ma tu dużego znaczenia. Zadanie wykonywane w podróży służbowej powinno wprawdzie, zgodnie z dominującą w orzecznictwie wykładnią, mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały (m.in. uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08), jednak obowiązujące przepisy, orzecznictwo ani doktryna nie określają maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej. W praktyce, w zależności od okoliczności sprawy, wątpliwości nie powinny budzić podróże trwające jednorazowo nie dłużej niż kilka lub kilkanaście dni, pod warunkiem jednak, że spełniają wszystkie omówione wyżej przesłanki.

Rodzaj wyjazdu a wypłata diet, ryczałtów i podobnych świadczeń

Jeśli wyjazd pracownika został zakwalifikowany jako podróż służbowa, pracodawca staje się zobowiązany do wypłacenia temu pracownikowi świadczeń z tytułu podróży służbowej w wysokościach przewidzianych przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, chyba że u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania, który reguluje te kwestie odmiennie (np. w zakresie wysokości diet z tytułu podróży zagranicznych).

Świadczenia te zaś, jeśli wypłacane faktycznie z tytułu podróży służbowych i w wysokościach nieprzekraczających wysokości przewidzianych w rozporządzeniu, nie podlegają oskładkowaniu na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ani opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zobacz: Pracodawca nie może pozbawić pracownika diety za podróż służbową

Błędne zakwalifikowanie wyjazdu jako niestanowiącego podróży służbowej, jeśli wyjazd ten spełnia przesłanki takiej podróży, może zatem rodzić po stronie pracowników roszczenia wobec pracodawcy o zapłatę przewidzianych w rozporządzeniu świadczeń należnych nawet za okres trzech lat (w związku z trzyletnim okresem przedawnienia dla majątkowych roszczeń pracowniczych). Roszczenia te mogą przy tym urosnąć do istotnych rozmiarów, jeśli problem dotyczy większej grupy pracowników w takiej samej sytuacji.

Błędne zakwalifikowanie wyjazdu niespełniającego przesłanek jako stanowiącego podróż służbową i nieodprowadzanie w związku z tym od wypłacanych pracownikom świadczeń składek na ubezpieczenia i zaliczek na podatek dochodowy może natomiast skutkować m.in. ustaleniem przez ZUS lub organ podatkowy nieprzedawnionych zobowiązań pracodawcy z tytułu niezapłaconych składek i zaliczek na podatek.

Prawidłowa ocena, czy dany wyjazd jest czy też nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵Kodeksu pracy, ma zatem kluczowe znaczenie dla minimalizacji ryzyka roszczeń w działalności pracodawcy.

Magdalena Świtajska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Tekst pochodzi z portalu Co do zasady.