Należy zwrócić uwagę na fakt, iż organy administracji państwowej i samorządowej mają obowiązek poświadczania odpisów oraz wyciągów dokumentów urzędowych. Natomiast poświadczania za zgodność z oryginałem kopii każdego dokumentu jest domeną notariuszy lub pełnomocników profesjonalnych (tj. adwokat lub radca prawny oraz rzecznik patentowy). Każdy dokument poświadczony przez notariusza powinien zawierać: datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis i pieczęć notariusza.

Zgodnie, prezentowanym stanowiskiem ZUS, ubezpieczeni składając dokumenty powinni zadbać aby przedkładane dokumenty były dokumentami oryginalnymi lub dokumentami poświadczonymi przez notariusza za zgodność z oryginałem. Ponadto ZUS dopuszcza kopie dokumentów były poświadczane za zgodność z oryginałem przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji. 

Opracowanie: Małgorzata Skibińska