Pytanie pochodzą z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Pracodawca chce zatrudnić legalnie pracownika z zagranicy (Ukraińca). Pracownik posiada wizę i pozwolenie na pracę.

Na jakich warunkach można legalnie zatrudnić tego pracownika?

Jakich formalności należy dochować żeby go zatrudnić?

Czy trzeba prowadzić dokumentację kadrową taką samą, jak dla polskiego pracownika?

Jakie składki ZUS należy za niego odprowadzić, jeżeli byłoby to jego jedyne zatrudnienie?

Na jakich zasadach naliczać i odprowadzać podatek dochodowy od takiego zatrudnienia?

Odpowiedź: chcąc zatrudnić legalnie Ukraińca należy dopełnić formalności związanych z legalizacją pobytu, dopełnić formalności związanych z legalizacją zatrudnienia, wystąpić o numer NIP (jeżeli nie ma PESEL lub NIP). Poza tym należy postąpić analogicznie jak w przypadku Polaka, czyli wypełnić wszystkie warunki przewidziane przez ustawodawcę dla danej formy zatrudnienia. Dokumentację kadrową oraz podatek i składki należy naliczyć według zasad obowiązujących u pracowników.

Uzasadnienie: z pytania wynika, że Ukrainiec posiada wizę i zezwolenie na pracę. Wiza jest dokumentem uniwersalnym – zgodnie z art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 12.12.2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. poz. 1650 ze zm.) wiza krajowa uprawnia do wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i ciągłego pobytu na nim lub do kilku pobytów na tym terytorium następujących po sobie, trwających łącznie dłużej niż 90 dni w okresie ważności wizy.

Zobacz: Ukraińcy budują polski PKB

Zezwolenie na pracę ma natomiast charakter osobisty, przypisany do danego pracownika i danego pracodawcy. Na dodatek o zezwolenie występuje podmiot zatrudniający, a więc to nie pracownik je ma tylko jego pracodawca.

Uwzględniając powyższe nie trzeba występować o wizę, ale trzeba wystąpić o nowe zezwolenie na pracę. W niektórych przypadkach można skorzystać ze zwolnienia – zob. przede wszystkim § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21.04.2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz.U. z 2015 r., poz. 588).

Chcąc pracować w Polsce, Ukrainiec powinien posługiwać się identyfikatorem podatkowym przy czym w chwili obecnej cudzoziemcom, którzy przyjechali do Polski w celu świadczenia pracy nie nadaje się numeru PESEL, a tym samym należy wystąpić o nadanie numeru NIP.

Poza powyższym należy dopełnić analogicznych formalności, jak w przypadku Polaków, w tym zawrzeć umowę na piśmie, przeprowadzić badanie wstępne oraz zrobić szkolenie BHP, prowadzić analogiczną dokumentację kadrową, jak w przypadku pracowników polskich.

W przypadku zatrudnienia w ramach stosunku pracy, podatek i składki należy rozliczać analogicznie, jak w przypadku Polaków – dotyczy zarówno zasad naliczania danin, jak i formularzy.