Pytanie użytkownika Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Chcemy dostosować kwestionariusz osobowy pracownika do wymogów RODO*.

Czy w ramach kwestionariusza możemy zbierać dane o stanie cywilnym, płci pracowników i ich numerze paszportu oraz czy w świetle planowanych zmian możemy już zacząć zbierać dane o prywatnym numerze telefonu i e-mailu przy zastrzeżeniu, że na te dane pracownik wyrazi oddzielną zgodę?

Przy okazji chcielibyśmy dopytać o danej jak: nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, NIP w przypadku pracowników etatowych, miejsce zameldowania oraz dane małżonka. Czy istnieje podstawa prawna do zbierania tych danych?

Odpowiedź

Pracodawca nie może aktualnie żądać podania przez pracownika adresu jego poczty elektronicznej albo numeru telefonu, gdyż obowiązek ich podania nie wynika z odrębnych niż Kodeks pracy przepisów – art. 22(1) § 4 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. – w obecnym brzmieniu, a podanie owych danych nie jest konieczne ze względu na korzystanie przez etatowca ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – art. 22(1) § 2 pkt 1 k.p. – w obecnym brzmieniu.

Pracodawca nie może aktualnie żądać podania przez pracownika takich danych jak: nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, nr NIP, miejsce zameldowania, czy dane małżonka, ze względu na uwagę jak w pkt 2. Przy czym, w przypadku nr NIP, żądanie jego podania przez podwładnego jest dopuszczalne, gdy prowadzi on dodatkowo działalność gospodarczą lub jest zarejestrowany jako podatnik podatku VAT – art. 1 pkt 1, a także art. 67 ustawy z 29.07.2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw.

Co zmieni RODO?

W dniu 25.05.2018 r. wchodzi w życie rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Powyższe wymusiło zmiany m.in. w k.p., które mają zacząć obowiązywać najpóźniej od w/w daty.

Pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika podania w kwestionariuszu osobowym danych o jego stanie cywilnym oraz płci, pod warunkiem, że będzie to miało związek ze stosunkiem pracy i podwładny wyrazi na to zgodę (w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy powyższe dane w żaden sposób nie będą dotyczyć stosunku pracy (co należy badać indywidualnie w odniesieniu do konkretnego pracownika) albo etatowiec nie wyrazi zgody na ich podanie, albo gdy zaistnieje jedna i druga sytuacja, pracodawca nie będzie mógł domagać się od podwładnego ich podania.

Jeżeli zaś chodzi o numer paszportu, to zatrudniający będzie mógł żądać od pracownika jego podania tylko wtedy, gdy ten nie będzie posiadał nr PESEL. Gdy zaś będzie go miał, domaganie się podania numeru paszportu przez zatrudniającego będzie wykluczone.

Najpóźniej od 25.05.2018 r. ma obowiązywać nowe brzmienie art. 22(1) § 1 k.p. zawierającego katalog danych osobowych, których ujawnienia może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Od wskazanej daty pracodawca będzie mógł zatem żądać od kandydata do pracy podania:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• adresu do korespondencji;
• adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu;
• wykształcenia;
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W porównaniu z aktualnie obowiązującym art. 22(1) § 1 k.p., pracodawca będzie mógł więc żądać dodatkowo podania adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu kandydata, czego pod rządami obecnych przepisów robić nie może. Pracodawca nie będzie mógł już jednak żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (a jedynie adresu do korespondencji).

Natomiast w świetle projektu art. 22(1) § 2 k.p., od osoby już zatrudnionej, pracodawca będzie mógł domagać się podania (oprócz danych osobowych, których podania będzie mógł żądać od kandydata do pracy):

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku, rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przy czym, przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i numeru telefonu, już po nawiązaniu stosunku pracy, będzie możliwe wyłącznie, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Również przetwarzanie innych danych osobowych (nie wymienionych powyżej, czyli tych dotyczących zarówno pracownika, jak i osoby ubiegającej się o zatrudnienie) będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczyć one będą stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą na to zgodę (w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej).

Natomiast przetwarzanie danych osobowych związanych ze sferą intymną człowieka, takich jak dane o nałogach, stanie zdrowia oraz o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, nie będzie jednak możliwe nawet za zgodą pracownika.

W przypadku danych biometrycznych pracodawca będzie mógł je przetwarzać, jeśli dotyczą one stosunku pracy i wyłącznie w odniesieniu do pracowników, a więc nie kandydatów do pracy. Jednocześnie warunkiem legalności przetwarzania danych biometrycznych będzie zgoda pracownika wyartykułowana w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej (projekt art. 222 § 1 k.p.). Brak tejże zgody nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, czy też wypowiedzenia stosunku pracy.

Dodatkowo, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem.

Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli uzna to za koniczne. Monitoring nie będzie jednak mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Nie będzie mógł również obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, zwłaszcza pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni. Tak uzyskane dane osobowe pracowników pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały one zebrane. Będzie mógł je przechowywać przez okres niezbędny dla realizacji tych celów. Co ważne, pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Natomiast przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca będzie miał obowiązek poinformować go o stosowaniu monitoringu.

Więcej materiałów na ten temat znajdziesz w LEX Kadry:
- RODO a bezpieczeństwo danych osobowych w dziale kadr, Małgorzata Mędrala* >
- Praca tymczasowa, delegowanie pracowników w świetle RODO, Ewa Podgórska-Rakiel* >
- Inspektor ochrony danych osobowych – wyznaczenie i status, Michał Kibil, Maciej Gawroński* >

----------------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.