Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Podstawowym aktem regulującym zagadnienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – dalej r.z.d.p. Stosownie do § 6 ust. 3 r.z.p.d. dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Przy czym układając dokumenty w aktach osobowych pracownika należy numerować je zgodnie z datą wpływu do pracodawcy, a nie datą wystawienia dokumentu.