Serwisy Wolters Kluwer SA
Nasze strony:
Zobacz film promocyjny

Nasze serwisy

Pokaż

Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych to nowoczesny program, w którym znajdziesz wszystkie treści i dokumenty niezbędne w codziennej pracy. Nie musisz już poszukiwać potrzebnych informacji w różnych miejscach – program zawiera nie tylko akty, orzeczenia i komentarze ale również edytowalne wzory dokumentów.

Pomożemy Ci rozwiązać wszystkie zadania wynikające z Twoich obowiązków kadrowo-płacowych!

Więcej informacji
Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Kompendium zawsze aktualnej wiedzy

Kadry

Nie każdemu pracownikowi trzeba założyć akta osobowe

Co do zasady pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe każdemu z zatrudnionych pracowników. O wyjątkach od tej zasady opowiada Maciej Ambroziewicz, ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
W ramach topiku:
Obowiązki pracodawcy i pracownika Zatrudnienie
Warto wiedzieć: Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r.
Kadry

Zobacz wszystkie materiały pochodzące z: Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Czy zawsze należy zakładać akta osobowe?

W zakładzie pracy pracują stażyści skierowani z Urzędu Pracy i osoby na robotach publicznych. Zgodnie z umową, po zakończeniu stażu lub robót publicznych należy ich zatrudnić na umowę na czas określony, np. miesiąc na 1/2 lub 3/4 etatu.

Czy w tej sytuacji, jeśli chodzi o stażystów, trzeba zakładać akta osobowe?

Czy umowy te - na czas określony - zlicza się i trzecia będzie już na czas nieokreślony?

1. Pracodawca przyjmujący stażystów skierowanych z urzędu pracy nie ma obowiązku prowadzenia dla nich akt osobowych.

2. W przypadku dalszego zatrudnienia pracownika po ustaniu umowy zawartej w ramach robót publicznych będą miały zastosowanie przepisy ogólne, a tym samym umowa zawarta w ramach robót publicznych będzie pierwszą z limitu umów terminowych.

3. W przypadku nawiązania stosunku pracy ze stażystą po zakończeniu odbywania stażu, umowa na której podstawie był on organizowany, nie wlicza się do limitu umów terminowych.

Stosownie do postanowień art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, a także przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Szczegółowe zasady prowadzenia takiej dokumentacji zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - dalej r.p.d.

Zgodnie z § 6 r.p.d., pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika (osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) akta osobowe. Takie akta składają się z 3 części i obejmują:

1. w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

2. w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Dane osobowe pracownika: 8 informacji, których może wymagać pracodawca Dane osobowe pracownika: 8 informacji, których może wymagać pracodawca 03-02-2017 Szkolenie

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 32 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – dalej u.p.z., pojęcie robót publicznych oznacza zatrudnienie bezrobotnego w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy przy wykonywaniu prac organizowanych przez powiaty – z wyłączeniem prac organizowanych w urzędach pracy – gminy, organizacje pozarządowe statutowo zajmujące się problematyką ochrony środowiska, kultury, oświaty, kultury fizycznej i turystyki, opieki zdrowotnej, bezrobocia oraz pomocy społecznej, a także spółki wodne i ich związki, jeżeli prace te są finansowane lub dofinansowane ze środków samorządu terytorialnego, budżetu państwa, funduszy celowych, organizacji pozarządowych, spółek wodnych i ich związków.

Z kolei pojęcie stażu zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 1 pkt 34 u.p.z., jako nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Staż odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę z pracodawcą. Pracodawca po zakończeniu stażu wydaje opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i umiejętnościach praktycznych pozyskanych w trakcie stażu, natomiast starosta wydaje bezrobotnemu zaświadczenie o odbyciu stażu.

Mając na uwadze powyższe, osoba zatrudniona do wykonywania robót publicznych jest zatrudniona przez danego pracodawcę, a tym samym istnieje obowiązek prowadzenia dla niej akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunku pracy, Z kolei osoba odbywająca staż nie jest pracownikiem, a tym obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji jej nie dotyczy.

Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów Sprawdź 

lista dokumentów

Produkty polecane

Prawo pracy. Repetytorium

Prezentowana publikacja stanowi cenną pomoc w szybkim usystematyzowaniu wiedzy przed egzaminem z...
Cena: 39.00

Prawo pracy

Opracowanie ujmuje całościowo problematykę prawa pracy – z uwzględnieniem najnowszych zmian w...
Cena: 79.00

Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - program dla nowych Klientów (licencja...

Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych to nowoczesna publikacja na którą składa się szereg...
Cena: 2405.88
Promocja: 0.00 zł

Więcej na temat

Pracownicy działów HR upoważnieni do przetwarzania danych osobowych

24-04-2017
Osoby mające dostęp i przetwarzające w imieniu pracodawcy dane osobowe pracowników powinny być należycie do takich czynności umocowane. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty w zakresie tych upoważnień.

 

Czytaj kolejny
artykuł

Pracodawca nie zawsze ponosi odpowiedzialność za wypadek przy pracy