Zmiany wprowadzi ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której drugie czytanie odbyło się 9 stycznia w Sejmie.

10 lat archiwizacji zamiast 50

Zmiana, którą chyba najbardziej odczują pracodawcy, to skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych. Zaproponowano by zamiast przez 50 lat, pracodawca przechowywał jedynie przez 10 lat dokumentację osobową i płacową wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. 10-letni okres będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

E-dokumentacja pracownicza

Obecnie przepisy nie przewidują możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Po zmianach wybór formy będzie należał do pracodawcy.

Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następować przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Z kolei zmiana w drugą stronę, czyli z elektronicznej na papierową nastąpi przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Wynagrodzenie na konto

Obecnie Kodeks pracy jako podstawową zasadę przyjmuje wypłatę wynagrodzenia w gotówce (art. 86 § 3 k.p.). Inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

Po zmianie przepisów bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia będzie formą preferowaną, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika.

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zaproponowano nowe brzmienie art. 86 § 3 k.p.: „Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

Wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy wymaga również dokonania zmian w zakresie udostępnianych pracodawcy danych osobowych (art. 22(1) K.p.). Nowelizacja przepisu umożliwi pracodawcy żądanie podania rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia.
 

Ważne!
Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wynagrodzenie w gotówce do rąk własnych, będzie zobowiązany do złożenia stosownego wniosku. Wniosek będzie mógł zostać złożony także w postaci elektronicznej bez konieczności opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Od kiedy?

Nowe regulacje mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

 [-DOKUMENT_HTML-]